ASSISTANT-E AU SEIN D'UN SECRÉTARIAT MUTUALISÉ DE LA DIRECTION (H/F) 44 - Loire Atlantique
Offre n° 5134847
ASSISTANT-E AU SEIN D'UN SECRÉTARIAT MUTUALISÉ DE LA DIRECTION (H/F)
44 - Loire Atlantique
Publié le 02 octobre 2024
Référence CSP: 2024-1709152 Missions mutualisées : - Établir une relation de confiance avec l'équipe de la Direction et les chefs de service du siège. - Assurer le secrétariat mutualisé de la Direction du siège, du Secrétariat général. - Assurer un appui à la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral en lien avec le secrétariat de la Mission. - Suppléer en tant que de besoin sa collègue du secrétariat mutualisé. Missions spécifiques : gérer l'organisation de la vie professionnelle du directeur-adjoint délégué et, en tant que de besoin, de la Directrice. Ainsi que toute autre mission confiée par les chefs de service concernés pour nécessité de service. Description détaillée : au sein d'un pôle mutualisé, vous participerez à la gestion de l'agenda du directeur-adjoint délégué (en tant que de besoin, de la Directrice) ainsi que celui des services rattachés à la Direction : du Secrétariat général et de la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral. Vous contribuerez notamment à : - Assurer en lien avec l'autre assistante du pôle le secrétariat, en fonction des besoins des services concernés. - Recevoir, orienter et transmettre les appels et les messages téléphoniques et électroniques. - Organiser la circulation et la diffusion des informations internes et externes. - Gérer la préparation des réunions : visites officielles impliquant la DIRM (odj dossiers relations...), des réunions que pilote la DIRM, réservations de salles, saisir et envoyer les invitations/comptes-rendus des différentes réunions et instances (commissions...), préparation des documents de séance, assurer le suivi des validations internes et externes ; participation aux réunions si besoin et rédiger les comptes rendus. - Préparer des éléments de langage au profit du DIRM lors de ses entretiens avec préfets, les ministres... - Mettre en forme des documents (bordereaux, notes et courriers). - Pratiquer une lecture critique des courriers, notes et dossiers sortant de la Direction et en garantir la qualité sur la forme. - Tenir à jour les plannings des congés de la Direction et des services concernés. - Mettre à jour les sites Internet et Extranet. - Gérer les boîtes de messagerie partagées. - Gérer les déplacements professionnels du directeur-adjoint délégué, en tant que de besoin de la Directrice, des agents du Secrétariat général et de la Mission de Coordination des Politiques de la Mer et du Littoral (établissement des ordres de mission, des états de frais, réservation billets de train, hôtel). - Actualiser les ordres de mission permanents : actualisation régulière en fonction des arrivées/départs dans le périmètre concerné. - Gérer certains achats du siège (notamment des fournitures). - Assurer le relevé des cartes-achat du siège.
- Type de contrat
-
Contrat à durée déterminée - 36 Mois
Contrat travail
Profil souhaité
Expérience
- Expérience exigée de 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Entreprise
Un pôle ministériel formé par trois ministères, ouvrant à plus d'une centaine de métiers pour répondre à des enjeux essentiels de notre époque tels que notamment la transition écologique, la lutte contre le dérèglement climatique, mais également la prévention des risques, le développement d'une mobilité durable et innovante, la construction de nouveaux logements et la rénovation du parc existant, la réduction des inégalités entre nos territoires, et le rayonnement mariti...
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