RESPONSABILITÉS : MISSIONS - ACTIVITÉS : - Le/la secrétariat est un service d'ordre, c'est-à-dire qu'il permet d'être un point de repère pour l'ensemble des personnels du P.S.H et des partenaires. - La (le) secrétaire de la MDS assure la prise en charge administrative globale de l'usager, ainsi que la gestion administrative du secrétariat et de son environnement. - Elle/(il) est le pivot de la bonne transmission de l'information et à ce titre, se doit d'être clair(e) et précis(e) dans ses messages. - Accueil physique et téléphonique (accueil, orientation, prise de rendez-vous). - Traitement des informations et réalisation de documents (traitement courrier, prise de notes, frappe rapports, courriers,..., production de documents, gestion et relais d'information, classement et archivage des documents et des dossiers,...) - Suivi du planning de présence des travailleurs médico-sociaux - Gestion des dossiers administratifs, médico-sociaux des usagers - Gestion des produits et du matériel (commandes diverses..) - Participation aux réunions de MDS, au projet de développement du système d'information et d'informatisation, collaboration à la recherche de solution en cas de dysfonctionnement.... POSITIONNEMENT AU SEIN DE L'ORGANISATION : (organigramme, liens hiérarchiques) Secrétaire MDS --> Responsable MDS --> DAST --> DGA SPECIFICITES DU POSTE : • ( Poste ouvrant droit à une NBI de 10 points) • Règles relatives à la confidentialité et secret professionnel • Obligation qu'une secrétaire soit à l'accueil pour répondre aux demandes du public, ce qui nécessitera, dans certains cas, d'adapter les horaires en conséquence • Présence des secrétariat sur les sites de proximités quand il y a des permanences sociales PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES REQUISES : Savoir-faire : Le métier de secrétaire de MDS, transversal, multi-catégoriel, fait appel à des compétences diverses. La(le) secrétaire de MDS doit être polyvalent(e),réactif(ve). - Maîtrise des logiciels traitement de texte et tableur - Esprit d'organisation - Anticiper et gérer les relations difficiles - Gérer la multiplicité des appels : filtrer, orienter, mesurer l'urgence - Faciliter le parcours social de la personne Traitement informations et courriers : - Traiter les informations, les courriers : collecter, enregistrer, vérifier, faire valider par le Responsable de MDS, distribuer - Appliquer les procédures en vigueur (cf référentiel secrétariat) - Mettre à jour les dossiers, les listings,... : assurer sauvegarde, pérennité et mises à jour. Organisation : - Organiser son travail en fonction des priorités. - Réagir rapidement aux absences imprévues (information de l'usager et report de permanences Gestion : - Enregistrement, classement, tenue et mise à jour des listings, archivage Secrétariat : - Maîtrise des outils informatiques (traitement de texte – tableur) - Techniques de secrétariat : dactylographie - Notions de calcul et de statistiques - Connaître les types de classement : alphanumérique Bureautique et Informatique : - Savoir utiliser les répertoires informatiques sur son poste et en réseau - Les outils bureautiques et les logiciels dédiés (Open Office, Word, Excel) - Internet et intranet pour communiquer, faire des recherches Savoir-être : - capacité d'écoute, discrétion - autonomie et capacité de travailler en équipe