Description du poste : Rattaché(e) au Directrice comptable et financière et au sein d'une équipe de 2 personnes, vos missions sont :En collaboration avec l'agent polyvalent technique des services généraux, l'agent administratifet technique des services généraux est chargé d'assurer la gestion administrative des servicesgénéraux et l'entretien et la maintenance des locaux du point de vue du locataire. Il assurenotamment la gestion des domaines suivants : - Le suivi des contrats de prestations d'accueil et de nettoyage des locaux, - La gestion administrative des services généraux, - Le secrétariat des services généraux, - La gestion de la documentation - La préparation des exercices incendiesACTIVITES PRINCIPALES :SUIVRE LES CONTRATS DE PRESTATIONS D'ACCUEIL ET DE NETTOYAGE DES LOCAUX - Suivre la prestation d'accueil physique et téléphonique - Participer au suivi de la prestation de nettoyage des locauxParticiper au contrôle de la qualité de la prestationGérer les demandes des prestations complémentairesSuivre les heures effectuées en vue du contrôle des facturesGERER LES AUTRES PRESTATAIRES DES SERVICES GENERAUX (ENTRETIEN /MAINTENANCE)En collaboration avec l'agent polyvalent technique des services généraux, suivrel'avancement de la prestationS'assurer du suivi des documents administratifs obligatoires pour l'ensemble desprestataires (bon de réception, bon d'intervention, ...)GERER LES ACHATS DES SERVICES GENERAUX - Demander les devis aux prestataires et les remettre au DCF - Passer et saisir les commandes dans le système de gestion des factures - Réceptionner les livraisons et saisir les réceptions dans le système de gestion desfactures - Informer la DCF sur la validité de la facture à payer/ Valider les factures - Classer les devis, les commandes, les bons de livraison ou de réception et les factures.GERER LA DOCUMENTATION - Faire le point avec les responsables de service sur leurs abonnements - Demander les devis des abonnements à renouveler ou à mettre en place - Renouveler les abonnements actuels ou mettre en place les nouveaux abonnements - Saisir les commandes et les factures relatifs aux abonnements dans le système de gestion des facturesPARTICIPER A LA GESTION BUDGETAIRES DES SERVICES GENERAUX - Suivre le budget des services généraux sur les fiches budgétaires EXCEL - Contrôler et analyser les dépenses des services généraux - Alerter la DCF en cas d'éventuels dépassementsPARTICIPER AUX EXERCICES INCENDIE (en lien avec le Property Manager et la Direction del'immobilier)GERER LE RISQUE INNONDATION - Prévoir la sauvegarde des biens stockés au sous-sol et rez-de-chaussée de l'immeubleen fonction des instructions fournies par la préfecture de policeASSURER LE SECRETARIAT DES SERVICES GENERAUX - Rédiger des courriers, courriels, notes, consignes etc... - Constituer, alimenter et mettre à jour les dossiers du service - Mettre à jour ou rédiger les procédures du service Description du profil : Sens du service et esprit d'équipeExcellent relationnel, bon communiquant, capacité à aller chercher l'informationGestion des imprévusRigueurTrès bonne connaissance d'EXCEL et de WORDConnaissance d'un système de workflow de commandes et de facturesNiveau BAC +3 avec un minimum de 3 à 5ans dans un poste similaireExcellente maitrise du Pack Office(en particulier Word et Excel)Rémunération : 41 à 42 K€ sur 12 mois Poste à pourvoir immédiatement