RESPONSABILITÉS : · Localisation : Saint-Nazaire L'activité de l'Institut Universitaire de Technologie (IUT) de Saint-Nazaire se développe autour de : - La Formation initiale, avec un objectif : la professionnalisation au coeur de la formation, - La Formation continue, avec une priorité : se former tout au long de la vie, - La Recherche, avec une mission : valoriser la Recherche dans son environnement. Missions : - Assister le directeur dans l'organisation quotidienne de son travail et assurer l'interface avec les interlocuteurs internes et externes. - Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions. - Assurer l'accueil physique et téléphonique. - Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier. - Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions des différents conseils de l'IUT. - Rédiger et diffuser les comptes-rendus des réunions des différents conseils de l'IUT. - Tenir l'agenda et gérer les rendez-vous du directeur et de l'équipe de direction. - Organiser les déplacements du directeur et de l'équipe de direction. - Diffuser les informations internes et externes. - Assurer le suivi des conventions. - Contribuer à l'organisation des opérations électorales sous la responsabilité du secrétaire général. Activités principales - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances - Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines - Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion - Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Consultez la fiche de poste complète ici PROFIL RECHERCHÉ : - Formation et/ou qualification : BTS Secrétariat de direction - Expériences antérieures bienvenues pour occuper le poste : 3 à 5 ans d'expérience sur un poste similaire Compétences et connaissances requises : - Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires : - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Techniques de communication - Techniques d'élaboration de documents - Modes de fonctionnement des administrations publiques - Savoir-faire opérationnels : - Jouer un rôle de conseil ou d'aide à la décision - Piloter un projet - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexes - Savoir représenter l'établissement - Concevoir des tableaux de bord - Assurer une veille - Entreprendre - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité - Rédiger des rapports ou des documents - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en oeuvre des procédures et des règles - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Savoir-être : - Réactivité - Capacité de conceptualisation - Capacité prospective - Rigueur /fiabilité - Sens relationnel - Sens de l'organisation - Disponibilité - Autonomie dans le travail Pour candidater, transmettre un CV et une lettre de motivation