RESPONSABILITÉS : Sous la responsabilité hiérarchique du chef de service et en lien avec les deux chefs de bureau, le/la gestionnaire administratif·ve des recrutements BIATSS collabore étroitement avec une équipe de 4 gestionnaires de recrutement. Il/elle a un rôle clé dans la participation et la fiabilisation des processus administratifs liés aux recrutements et à la mobilité des agents. Activités principales - Assurer un soutien administratif à l'ensemble de l'équipe, en pilotant les différentes étapes de gestion des recrutements et mobilités, de l'instruction des demandes à la constitution des dossiers administratifs. - Contribuer activement à l'organisation des concours ITRF 2025 : étude de recevabilité des candidatures, ainsi que la logistique liées à l'organisation des épreuves - Garantir la fiabilisation et la mise à jour des données dans les tableaux de suivis, en assurant une transmission claire et rapide des informations aux parties prenantes. Gestion administrative des recrutements et de la mobilité - Réceptionner et vérifier la complétude des demandes, analyser les besoins et préparer la présentation en commission d'arbitrage. - Consulter les services de gestion, la DEST, le service financier pour obtenir des informations nécessaires à la validation des recrutements - Retour des décisions prises aux demandeurs, en veillant à une transmission claire et précise des informations dans des délais optimaux - Saisir et mettre à jour les données dans les tableaux de suivi - Gérer les demandes d'extraits de casier judiciaire et rassembler les documents pour la prise en charge des candidats par les services de gestion - Rédiger et transmettre les courriers d'affectation auprès des gestionnaires et des candidats en respectant les délais et la conformité des informations transmises - Réaliser le suivi des affectations temporaires : mise à jour régulière des tableaux de suivi, identification des échéances à risque et alerter les parties prenantes. Organisation et gestion des concours et des recrutements spécifiques - Examen des dossiers de candidature et vérification de la conformité - Convocations des candidats et transmission dans les délais impartis - Installation des salles, du fléchage et émargement des candidats - Répartition des dossiers pour les jurys - Être présent·e lors des épreuves, veiller au bon déroulement des sessions, gérer les imprévus - Accueil des membres des jurys et des candidats, et garantir une expérience fluide et professionnelle pour tous les participants. PROFIL RECHERCHÉ : Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel - Connaissances générales sur le fonctionnement et de l'organisation des établissements d'enseignement supérieur - Connaissances des métiers exercés à l'Université - Connaissances générales du domaine de la gestion des ressources humaines - Bonne compréhension des enjeux spécifiques des recrutements dans le contexte universitaire Savoir-faire opérationnels - Capacité à instruire et analyser des demandes, en identifiant les besoins et en vérifiant la conformité des documents - Aptitude à rédiger des courriers administratifs et à préparer des documents officiels (convocations, décisions d'affectation) - Savoir interagir avec différents services pour collecter les informations et résoudre les questions administratives - Capacité à transmettre des informations de manière claire, synthétique et adaptée aux interlocuteurs - Aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches et à prioriser les actions en fonction des échéances. - Maîtriser les logiciels bureautiques Word et Excel; et savoir s'adapter à des nouveaux outils informatique - Respecter les procédures - Savoir rendre compte de son activité Savoir-faire comportementaux -Faire preuve de dynamisme, réactivité et discrétion -Capacité à réagir rapidement aux demandes urgentes et aux changements de situation, en ajustant les priorités. -Souci du détail et rigueur dans la vérification des documents et des informations transmises. -Fiabilité dans le respect des délais et des procédures -Capacité à communiquer de manière claire et courtoise avec les différents interlocuteurs, même en cas de situation complexe ou -Savoir travailler en équipe et au contact avec du public Domaines de formation et expériences souhaitables Secrétariat Assistanat Conditions particulières d'exercice - Port de charge régulier pour assurer la logistique des concours