APEI Centre Alsace, une association pour accueillir, accompagner et militer L'objectif de notre association à vocation territoriale est d'accueillir et d'accompagner des personnes en situation de handicap, quel que soit leur handicap ainsi que de promouvoir leur autonomie et leur citoyenneté. Membres, salariés ou bénévoles, nous militons pour la promotion de la personne en situation de handicap, son intégration sociale et le maintien du lien familial. Tout candidat doit adhérer à ces valeurs. Vous travaillerez au CAMSP situé à Châtenois. Le/la secrétaire est placée sous l'autorité hiérarchique du Directeur de pôle. Elle est en relation fonctionnelle avec l'ensemble des services de l'APEI Centre Alsace au profit de l'enfant et de sa famille ainsi que des professionnels. L'APEI Centre Alsace recrute à durée indéterminée un(e) secrétaire à mi-temps. FONCTIONS GENERALES : Accueil : * Elle accueille, renseigne et oriente les personnes accompagnées, leur famille ou tout tiers se présentant au Service. * Elle assure le standard téléphonique. Secrétariat : * Elle gère les plannings des médecins et assure la gestion des rendez-vous. * Elle constitue le dossier administratif et médical de l'enfant. * Elle effectue la saisie informatique et diffuse tout document émanant de la Direction : saisie des comptes rendus de réunions interdisciplinaires si besoin. * Elle assure la frappe et la mise en forme de documents. * Elle réceptionne le courrier et en assure le traitement. * Elle gère le stock des timbres et assure l'envoi des courriers. * Elle est responsable de la gestion des stocks et des commandes des fournitures de bureau en lien avec le Siège de l'APEI Centre Alsace pour une commande centralisée. * Elle assure la disponibilité des consommables (encre et papier copieur). * Elle rassemble et vérifie les documents (factures.) qu'elle transmet à la Direction pour validation. * Elle participe à l'organisation des événements propres au site dont elle est rattachée : affiche, invitation. * A la demande de la direction, elle transmet par mail les évènements associatifs/culturels, . * Elle participe aux réunions administratives transversales. * Elle organise le suivi, le classement et les archives des dossiers. * Elle transmet les fiches kilométriques mensuellement au Siège. Communication : * Elle met en oeuvre, affiche, les notes de Service et les consignes émanant de la Direction APEI Centre Alsace. * Elle organise la mise à jour des différents panneaux d'affichage du site suivant l'évolution réglementaire : association-établissement, affichage obligatoire, RSE, sécurité, CSE, Groupe d'Expression, . * Elle met à jour les répertoires téléphoniques et mails. FONCTIONS SPECIFIQUES : * Elle assure l'organisation administrative des réunions de synthèse par l'envoi des invitations, la saisie et la diffusion des comptes rendus de projets personnalisés. * Elle constitue le dossier administratif de l'enfant, en assure la tenue et l'archivage. * Elle tient à jour les tableaux de suivi des consultations médicales, le tableau de temps de rencontre, la liste d'attente, le tableau des synthèses et des projets personnalisés n° 1, les bases de données des enfants. * En collaboration avec le directeur et en fonction des besoins de l'équipe, elle crée des outils spécifiques. * Elle gère les dossiers d'admission et de sortie des enfants accompagnés. * Elle gère la préparation et la mise à disposition des documents officiels destinés aux familles. * Elle s'occupe des mises à jour administratives des fichiers et du DIU (saisie et alimentation GED). * Elle assure la destruction des documents périmés. * Elle programme les rendez-vous de consultations médicales et gère les plannings des médecins. * Elle récupère les courriers/compte rendus médicaux à la demande des médecins. * Elle met à jour les tableaux de suivi des consultations médicales des médecins. * Elle prépare les formulaires Cerfa de « demande d'accord préalable de transport valant prescription médicale » et « les prescriptions médicales de transport ». * Elle constitue le dossier médical de l'enfant, en assure le classement des courriers/comptes rendus médicaux et l'archivage. Type d'emploi : Temps partiel, CDI Nombre d'heures : 17.5 par semaine Horaires : * Travail en journée Lieu du poste : En présentiel