POSTE : Assistant Administrative H/F DESCRIPTION : Dans le cadre du développement de son activité, la société Prologs recherche actuellement un(e) assistant(e) administrative en CDI. Vos missions principales seront les suivantes : - Accueil téléphonique et physique des stagiaires, clients et partenaires - Assurer la gestion administrative courante de l'organisation de formation selon les procédures en vigueur (courriers, contrats et conventions de formation, convocations et attestations). - Garantir la conformité documentaire et organisationnelle au regard des exigences Qualiopi et des financeurs (OPCO, CPF Entreprises et France Travail) - Assurer la tenue et l'archivage des dossiers des stagiaires et formateurs - Organiser la logistique des formations - Suivi des plannings des formateurs et des formations avec une logique d'optimisation - Organiser la réservation de salles et suivi du matériel pédagogique - Gestion des présences et absences des personnes formées (en lien avec le formateur) - Assurer le pointage et scanner les documents de fin de formation - Gérer les documents pédagogiques liés aux formations et aux stagiaires - Elaborer les factures liées aux formations en lien avec le service comptable - Gérer les consommables du secteur bureautique Vous serez amené(e) à travailler en équipe avec l'assistante commerciale, le développeur web design, la direction pédagogique, et la direction générale. Vous serez garant(e) du bon fonctionnement de la structure documentaire et de la bonne tenue de la certification Qualiopi. PROFIL : - Au moins une première expérience réussie sur un poste similaire - Vous connaissez idéalement le secteur de la formation professionnelle et les dispositifs de financement - Une connaissance du référentiel Qualiopi serait fortement appréciée - Vous maitrisez les outils bureautiques (Word, Excel, Outil CRM, Formdev - Vous disposez d'excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles - Vous êtes rigoureux(se) et doté(e) d'un bon sens de l'organisation