Référence CSP: O094241/231000096 Rattaché(e) à la Direction de la communication et sous l'autorité de la directrice de la communication et de la responsable du service vie associative, animation, démocratie locale, lutte contre les discriminations, vous serez chargé(e) d'assurer les missions d'assistanat et de secrétariat des deux services. Pour la direction de la communication, en lien avec la directrice de la communication : - Accueil et gestion des appels téléphoniques - Assistanat du service - Secrétariat de la rédaction du Panorama - Réalisation et suivi des plannings - Gestion du courrier du service - Gestion de la facturation et de la commande publique (recherche de devis, édition des bons de commande, suivi de la facturation et du budget, facturation pour la vente d'espaces publicitaires du Panorama etc.) - Gestion des listes et diffusion de documents - Gestion des fournitures du service - Gestion des interventions et de stocks Pour le service vie associative, animation, démocratie locale, lutte contre les discriminations : - Accueil et gestion des appels téléphoniques - Gestion de la boite mail « relations publiques » - Secrétariat (mise en forme de documents, rédaction de courriers, notes d'information,) - Tenue de tableaux de bord - Gestion du courrier arrivée - départ - Gestion du fonds documentaire / archivage des dossiers - Participer à l'organisation des cérémonies commémoratives et des événementiels - Edition et suivi des bons commandes dans le logiciel Ciril RH - Suivi de la facturation et du budget - Gestion des fiches techniques (demande de matériel, vin d'honneur...) et en assurer le suivi - Gestion des stocks de consommables de la ville Informations complémentaires : * Temps complet de 37h30 répartis entre les deux services de manière hebdomadaire * Horaires de bureau (9h-12h30/13h30-17h30) * Bureau situé à l'hôtel de Ville * Restauration collective * Participation à la mutuelle * CNAS