[48040] UNAPEI 17 Sous la responsabilité des Chefs de Service de Rochefort et Bords, vos principales missions seront : Accueil physique et téléphonique (relais et interface avec les partenaires internes et externes) -Accueil et orientation des appels et des interlocuteurs o 2 jours fixes (lundi et mardi) à Rochefort et 1 jour fixe (jeudi) à Bords o Mercredi et vendredi en alternance 1 semaine sur 2 Fonction administrative relative à l'établissement -Traitement du courrier -Diffusion et affichage des différentes communications internes et règlementaires -Dossier administratif du personnel -Gestion des convocations formations -Déclaration des accidents de travail sur BlueKango - Net Entreprises -Prise de rendez-vous à la médecine du travail (reprise après arrêt maladie, .) -Gestion des sinistres -Commande des repas par webfil Fonction administrative relative aux résidents -Conseils et assistances auprès des travailleurs d'ESAT, tuteurs et familles pour le suivi des notifications MDPH -Utilisation des outils Via-Trajectoire et Ogirys pour la gestion administrative des dossiers des travailleurs d'ESAT -Gestion administrative du processus d'admission et de stages -Transmission des variables de paie Assistanat au Chef de Service -Facilite la circulation des informations et s'assure de leurs diffusions au sein de l'établissement de façon régulière -Création d'outils et de tableaux de bords nécessaires -Participation à l'élaboration du rapport d'activité, tableau ANAP, évaluation externe -Rédaction des documents attendus pour le Chef de Service et Directeur Adjoint -Participation et rédaction des comptes rendus des réunions d'équipe (le vendredi matin en alternance Bords et Rochefort Fonction commerciale -Accueil physique de la clientèle -Suivi des achats : contrôle des factures fournisseurs, enregistrement et vérification du journal des achats -Suivi des stocks et commande de fournitures -Préparation et établissement de la facturation mensuelle, réalisation de devis -Gestion des mouvements d'entrées et de sorties de la caisse, contrôles de fonds de caisse -Suivi administratif de divers dossiers Rémunération selon expériences (cc 66) Description du profil recherché: Vous disposez d'un BTS et d'une expérience réussie de 2 ans en environnement ESAT ou commercial. Vous disposez des compétences suivantes : -Adaptabilité et organisation = 2 postes de travail -Maîtrise des techniques administratives de secrétariat -Maitrise des outils informatiques classiques et capacité à s'approprier rapidement les logiciels « métiers » (planification, dossier de l'usager, commande repas) -Compétences rédactionnelles -Capacité de compréhension des enjeux et du fonctionnement d'un établissement médico-social -Capacité à prendre des initiatives, à solutionner et à mobiliser les ressources internes et externes Qualités requises pour le poste : -Discrétion / Confidentialité -Ecoute active, communication adaptée et prise de recul -Sens du service et du travail en équipe -Autonomie, sens de l'organisation et de la communication Horaires : Horaires normaux Période de la journée : Jour