POSTE : Assistant ADV H/F DESCRIPTION : - Vous rejoignez une entreprise dynamique bien implantée sur son secteur - Environnement Pme, vous êtes le point d'entrée pour tous les acteurs : clients, fournisseurs, transporteurs - Proche collaborateur du dirigeant, vous avez un rôle de chef d'orchestre et êtes en lien avec tous les collaborateurs (bureau & entrepôt) - Vous avez en charge le traitement et l'organisation des opérations de vente Missions Accueil - Accueil téléphonique, transmission des appels - Accueil physique des clients et fournisseurs - Traitement des nouveaux prospects, vous êtes leur premier contact - Enregistrement, traitement, encaissement et facturation des ventes sur places : environ 5 par semaines - Enregistrement et saisie des achats Rungis : 3 enregistrements par jour maximum Supervision et saisie des commandes - Réception et saisie des commandes pour les clients habituels - Vérification des encours clients - Suivi des demandes particulières (livraison, conditions de facturation) Suivi des livraisons - Suivi des aléas en livraison - Suivi des demandes de reprises - Intermédiaire entre les clients et les chauffeurs - Retours des chauffeurs, anomalies constatées pendant ou après la livraison - Management et pilotage des chauffeurs sur la route en fonction des instructions clients, utilisation du logiciel de tournées MTS Suivi des retours de livraison - Traitement des Bons de livraisons, corrections et archivage - Traitement des anomalies constatées : produits manquants, endommagés - Enregistrement des lavages camions Création fiche client - Suivi de la création des clients dans l'ERP - Vérification des éléments requis : Kbis etc. - Étude préalable assurance-crédit, vérification de la solvabilité - Établissement du mandat de prélèvement Règlements clients - Enregistrements des règlements clients : chèque, espèces, cartes bancaires - Encaissements à distance suite aux ventes à distance - Enregistrement des règlements dans l'ERP - Établissement des remises chèques pour la banque - Gestion de la caisse, suivi et rédaction du brouillard de caisse Qualité - Enregistrement des anomalies qualité constatées et/ou remontées par les clients. - Tentatives de premières résolutions - Premier contact avec les fournisseurs pour comprendre le litige et trouver des solutions à apporter au client - Résolution en interne, si le problème est interne Secrétariat général - Fonctions administratives générales de l'entreprise - Rédaction ponctuelle de courriers - Assistance auprès du Dirigeant - Traitement des contraventions réceptionnées relatives des chauffeurs - Gestion des plannings - Enregistrement des absences des collaborateurs, des repos - Établissement des éléments de paie (20 collaborateurs) - Récolte des éléments variables pour transmission à la Direction pour établissement des primes Activités de Fin de mois - Facturation client : les 15 et le 30 de chaque mois - Vérification des spécificités contractuelles clients - Vérification des BL's à facturer - Lancement de la facturation client - Envoi des factures aux clients - Relances préliminaires sur les encours échus Missions ponctuelles en fonction des absences des collaborateurs Gestion & supervision des flux transports en amont et en aval : - Traitement des flux transporteurs - Suivi des livraisons nationales sur le site du transporteur STEF.COM - Saisie des commandes nationales et création des bordereaux de transport chez le transporteur - Génération des étiquettes Chrono post si nécessaire - Suivi des tracking colis des expéditions Chrono post Gestion & supervision des flux GMS : - Création des bordereaux de production pour les clients distributeurs - Création des bordereaux de transport GMS - Prime - Mutuelle - Parking - etc. PROFIL : Profil - Bac +2 validé à minima - 5 ans d'expérience réussie sur des missions similaires en assistanat commercial, administration des ventes, assistanat logistique - Bon niveau d'orthographe général - Agilité informatique - Connaissance des outils Suite office, CRM - Excel : Formules, Tcd - Notions d'anglais appréciées Savoir-être - Excellent sens du relationnel, diplomate, conciliant - Capacité à s'adapter à tous types d'interlocuteurs - Sens commercial reconnu - Gestion du stress - Capacité à gérer des réclamations clients - Méthodique, structuré - Polyvalence, capacité à gérer plusieurs dossiers simu