RESPONSABILITÉS : MISSIONS PRINCIPALES - Accueil administratif physique des patients autonomes (entrée piétons et des patients transportés par un tiers (entrée Sas Ambulances) en collaboration étroite avec l'infirmière d'accueil et d'orientation ; - Gestion des appels téléphoniques des urgences ; - Accueil des patients et des familles présentes dans la salle d'attente - Enregistrement informatique dès l'arrivée, dans le strict respect des consignes d'identito-vigilance - Constitution du dossier administratif à l'arrivée du patient dans la GAM et le DPI - Numérisation et enregistrement des pièces administratives - Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient ACTIVITÉS I] Accueil – Information – Orientation - Communication -Gestion de l'accueil téléphonique et physique des personnes et leur orientation (patients hospitalisés ou consultants externes, familles, autres professionnels de santé ...) -Réception et transmission des messages -Communication d'informations au sein de l'équipe -Assure le lien et facilite les échanges entre le patient, son entourage et les différents intervenants -Travaille en complémentarité avec tous les professionnels auprès des patients II] Préparation – Suivi - Classement – Archivage du dossier patient -Gestion sécurisée de l'information médicale du dossier patient -Préparation du dossier médical du patient pour les consultations, les hospitalisations -Classement des résultats d'examens en cours de séjour et après la sortie -Préparation des documents administratifs (certificats médicaux, ordonnances, prescriptions médicales de transports) des hospitalisés et consultants externes et mise à la signature du médecin -Gestion du courrier : mise en forme (dictée reconnaissance vocale), saisie, envoi, classement RELATIONS FONCTIONNELLES · Médecins · Cadres de santé · Équipe de soins du service et des autres services du Centre Hospitalier · Tous les services assurant ou participant au circuit de la prise en charge du patient (DIM, services administratifs et financiers, Direction, DSSI, DRH, service social ...) · Secrétariats des autres services RELATIONS HIERARCHIQUES · AAH, responsable des secrétariats médicaux · Directeur des Finances et SI · Directeur des Ressources Humaines · Directeur CONDITIONS D'EXERCICE Horaires 12h : 8h30-20h30 1 WE / 5 : 10h-20h Horaires en fonction de l'organisation du service PROFIL RECHERCHÉ : SAVOIR-FAIRE · Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics · Définir / Adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système documentaire · Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des consultations · Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel · Identifier, analyse, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité · Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures · Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence · S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone · Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles · Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau · Utiliser les outils bureautiques, les NTIC et les logiciels métiers · Application stricte des consignes d'identification SAVOIR-ETRE · Qualité d'écoute et d'accueil (sens du contact, amabilité, diplomatie) · Discrétion · Capacité d'organisation, de méthode et de gestion des priorités · Esprit d'analyse, de synthèse et d'initiative · Sens du travail en équipe · Capacité d'adaptation · Conscience et rigueur professionnelle · Disponibilité · Dynamisme · Respect du secret médical, de la confidentialité CONNAISSANCES REQUISES · Bureautique · Orthographe / grammaire / syntaxe · Communication · Droits des usagers du système de santé · Organisation et fonctionnement des établissements de santé · Réglementation des archives · Vocabulaire médical