Référence CSP: 2024-1746420 - Organisation et suivi des instances : Conseil de faculté (plénier et restreint), Commission formation et Commission recherche, éventuellement Conseils des Départements - Organisation et préparation des élections des instances de la faculté - Contribution à l'élaboration du calendrier prévisionnel et des ordres du jour ; - Préparation matérielle des instances ; contrôle de la qualité formelle des documents à soumettre aux conseils, - Rédaction des procès-verbaux et relevés de décisions ; diffusion, publication et transmission, classement, archivage. - Gestion et suivi de l'instruction des conventions de formation (nationales et internationales) : circuit de signature, conservation/archivage ; - Réalisation d'actes administratifs et de gestion courante - Travail en étroite collaboration avec la Doyenne, le Directeur des Services d'Appui et l'équipe décanale composée des vice-doyens et vice-doyennes - Participation à la coordination de la vie institutionnelle de la Faculté (conseils de faculté et commissions) Fiche de poste évolutive  Activités principales et associées - Organiser les réunions des instances délibérantes - Planifier les conseils en cohérence avec les procédures - Diffuser l'ordre du jour, convoquer les élus et préparer les listes d'émargement, en assurer le suivi - Assurer la logistique associée à la réunion - Contribuer à l'organisation des opérations électorales - Préparer les dossiers des instances délibérantes - Suivre l'instruction des dossiers à l'ordre du jour, les réceptionner et les gérer - Établir les relevés de décisions, compte-rendus, les procès-verbaux ou extraits de procès-verbaux, les délibérations - Saisir et mettre à jour des bases de données, administrer des tableaux de bord - Participer à la rédaction et à la mise en œuvre de procédures - Mettre à jour les mailings des listes institutionnelles