POSTE : Chargé Administratif des Contrats H/F DESCRIPTION : La chargé(e) administrative des contrats assure la gestion complète du cycle contractuel et des appels d'offres, depuis leur mise en place jusqu'à la mise à jour des données. Il/elle prend en charge le traitement des factures marchés en coordination avec les fournisseurs et les services internes, tout en supervisant les missions de diagnostics immobiliers et en contribuant à la gestion locative. Vos missions consisteront notamment à effectuer : Suivi administratif et actualisation des contrats : - Animer et collecter les informations nécessaires à la mise en place des contrats des nouvelles résidences - Elaborer et gérer les avenants contractuels, mettre à jour les outils de gestion et bases de données (Edifice, Application Contrat, Tegia, GET) - Gérer les révisions annuelles des prix forfaitaires et des bordereaux de prix en collaboration avec les fournisseurs, puis assurer leur intégration dans les outils de gestion. - Réaliser la commande de révision annuelle relative aux adhésions multi-entretien habitat des locataires sur TEGIA - Mettre à jour les données d'exploitation à survenance du besoin (contact fournisseur, RIB, KBIS, etc.) - Conduire l'envoi et le suivi des courriers en lien avec les marchés - Piloter la mise à jour des documents d'astreinte en interne et auprès du fournisseur et préparer les réunions d'informations semestrielles avec les collaborateurs d'astreinte - Classer et archiver les dossiers numérique et physique de l'activité contrats - Se positionner en relais contractuel auprès des agences - Rédiger et transmettre les comptes rendus de réunion - Transmettre aux agences, suivre et classer la validation des conventions et études techniques Fibre Optique Suivi et traitement des factures marchés Récupérables et Non Récupérables : - Vérifier et traiter les factures et avoirs marchés dans Edifice, en lien avec l'Application Contrat - Intervenir auprès des fournisseurs pour modification des pièces si nécessaire - Relancer les fournisseurs concernant les factures en attente de réception ou de traitement - Provisionner les factures non parvenues en coordination avec les services charges et comptabilité - Etablir les factures en lien avec les prestataires de multiservices, les opérateurs d'antennes télécom et panneaux publicitaires - Se coordonner avec le pôle Charges pour les validations de factures Gestion et mise en oeuvre administrative des appels d'offres et contrats : - Elaborer et Vérifier les DPGF et annexes - Gérer sur AWS : la publication des appels d'offres, le traitement des questions/réponses, l'attribution et la notification des marchés - Réceptionner, préparer et organiser les contrôles préalables pour la signature des nouveaux contrats négociés par le service achats - Saisir les données contractuelles dans les outils de gestion (Edifice, Application Contrat, GET, Tableaux) - Numériser et Diffuser les pièces contractuelles aux directions concernées Suivi et coordination des diagnostics immobiliers - Superviser les missions de diagnostics immobiliers dans l'outil DiagInfo (DPE, Electricité, Gaz, RAAT, DAPP, etc.) - Vérifier et valider la livraison des diagnostics immobiliers - Accompagner les difficultés de livraison entre les diagnostiqueurs et les agences - Participer aux réunions avec le groupe Polylogis - Créer des missions en lien avec les thématiques DPE et DTA, en collaboration avec les équipes concernées POSTE A POURVOIR COURANT OCTOBRE 2025 Différents avantages : - 13ème mois - Prime vacances - Carte déjeuner, valeur du titre : 8.50€ - Mutuelle - Intéressement + Plan d'Epargne Entreprise doté d'un abondement possible - CSE PROFIL : Pour relever ce défi chez Logiouest, voici les compétences nécessaires : De formation Niveau 4 - (Baccalauréat, BP, DEUG, BTS, DUT, DEUST), vous justifiez idéalement d'une première expérience en gestion administrative. - Excellente maîtrise du pack Microsoft Office (Word, Excel) - Solides compétences en organisation et gestion du temps - Connaissance approfondie des fondamentaux du code des marchés publics et avez une bonne connaissance des diagnostics immobiliers - Compétences avérées en communication écrite et orale, bon relationnel - Esprit d'équipe et autonomie