Description : Ce profil de poste décrit les missions, activités, relations professionnelles et les compétences et/ou capacités requises ou à développer d’une assistante médico-administrative affectée dans le service de Rhumatologie. Exigence institutionnelle : Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. MUTUALISATION avec polyvalence sur tous les postes. - Accueil physique et téléphonique des patients (SVI) ✓ Gestion des RDV : Vérification et/ou mise à jour des données administratives du patient (adresse et tél) ainsi que des médecins correspondants ✓ Validation du rendez-vous ✓ Cotation des actes (ASAP) ✓ Impression des plannings des consultations pour les médecins, et pour l’accueil ✓ Répartition des salles de consultation en fonction des médecins consultants (tableau) ✓ Prise de messages pour médecins et paramédicaux ✓ Orientation des patients ✓ Inscription compte MyChuga ✓ Gestion des demandes et prises de RDV en ligne. - Secrétariat de Bureau 1 ✓ Accueil téléphonique n°2 : Accueil Physique et téléphonique du public (SVI). ✓ Gestion des messages et demandes de l’équipe médicale, en rapport avec les patients ✓ Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville (monSisra et Outlook) ✓ Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (courrier de l’interne à envoyer à un senior pour validation) ✓ Programmation d’examens/gestes interventionnels (demandes intra-CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc - Secrétariat de Bureau 2 (seulement l’après-midi) ✓ Numérisation de tous les documents (Scanhul) ✓ Gestion de la boîte d’envoi Easily : envoi des courriers de consultation / hospitalisation (en vérifiant que PMSI soit OK) ✓ Programmation d’examens/gestes interventionnels (demandes extra- CHUGA) sur le logiciel Easily Bloc - Secrétariat de Programmation ✓ Programmation des bilans d’HDJ et filières (point hebdomadaire avec IDE de coordination) ✓ Programmation des hospitalisations complètes (point hebdomadaire avec cadre de santé) ✓ Programmation des RDV de consultation des patients hospitalisés ✓ Suivi du PMSI HDJ et HC ✓ Gestion du mouvement des patients en HC et HDJ ✓ Gestion de la liste des courriers sans dictée dans Easily (Relectures, mise en page + vérif venue et date du jour + ajout destinataires des CR des patients sortis la veille (ou plus si WE) + envoi à valider au senior) ✓ Accueil Physique et téléphonique du public ✓ Gestion des messages et demandes de l’équipe médicale, en rapport avec les patients hospitalisés ✓ Gestion des messages extérieurs, provenant des patients, médecins de ville, en rapport avec les patients hospitalisés (monSisra et Outlook) - Secrétariat de Frappe ✓ Frappe des courriers de consultation et d’hospitalisation (HC + HDJ) - Télétravail ✓ Frappe des courriers de consultation et d’hospitalisation (HC + HDJ) du Service voire du Pôle en période de baisse d’activité. NB : Les activités spécifiques liées au poste sont susceptibles de modifications, selon l’évolution des pratiques et des activités du service. Le temps de télétravail correspond à un jour fixe/semaine, à la seule condition que l’effectif des agents soit complet (Cf Charte). RELATIONS PROFESSIONNELLES SPÉCIFIQUES Relations hiérarchiques : ✓ La secrétaire médicale référente ✓ Le cadre administratif de pôle Relations fonctionnelles : ✓ Le chef de service ✓ Les équipes médicales et paramédicales du service de Rhumatologie ✓ Le cadre de santé des unités d’hospitalisation du service de Rhumatologie ✓ Divers services et administrations intra et extra-CHUGA   Profil recherché :  Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve  Ecoute et disponibilité, sens de l’accueil  Organisation et rigueur  Maitrise de l’expression française écrite et orale  Autonomie et esprit d’initiative  Esprit d’équipe (solidarité, collaboration)  Connaissances des outils de bureautique : EASILY, CRISTAL LINK (PTHA, DIAGSCD), Outlook, Word, Excel  Capacité à prioriser en fonction de l’activité (savoir s’adapter à une charge de travail fluctuante)  Qualité relationnelle. CONDITIONS DE TRAVAIL DANS LE POSTE Temps de travail : 100% Horaires : 8h00 – 15h50 / 08h30 – 16h20 / 09h00 – 16h50 Travail dimanches et jours fériés : non Contraintes particulières : - MUTUALISATION (polyvalence sur tous les postes) - Répartition des absences (CA, RTT, FE…) conformément à la réglementation, aux nécessités de service. - Port de la blouse (ou tenue hospitalière) obligatoire.