RESPONSABILITÉS : MISSIONS GENERALES/PERMANENTES/PONCTUELLES 1. Accueil physique et téléphonique o Information et orientation du public (personnel médical et non médical, représentants, usagers...) 2. Secrétariat : gestion des agendas, courriers, mails o Gestion des agendas de la Direction générale et des directions adjointes o Prise de rendez-vous, organisation de réunions, rédaction et mise en forme de documents, de courriers, de compte-rendu, classement, archivage o Réception, enregistrement, tri et répartition du courrier adressé aux directions fonctionnelles, suivi des échéances o Traitement et orientation des mails arrivant dans la boite de réception de la Direction générale o Recueillir, traiter et archiver les informations nécessaires au fonctionnement administratif des Directions o Réalisation et diffusion des notes et transmission d'informations au personnel (gestion de l'affichage) o Rédaction de courriers de niveau 2 3 Instances o Suivi des instances, préparation, mise en forme et transmission des documents et convocations relatifs aux instances o Secrétariat de séance prise de notes, réalisation des PV, diffusion des avis 4 Gestion du Service et reporting o Encadrement du/de la Secrétaire de Directions o Suivi de l'activité du service o Réalisation, mise à jour de procédures liées à l'activité du Service 5 Missions annexes o Suivi des grèves, enquêtes, statistiques, études diverses o Assurer le remplacement de la Secrétaire de Directions o Mise à jour de l'annuaire PROFIL RECHERCHÉ : COMPETENCES Savoirs : · Connaissance de l'environnement et du fonctionnement d'un centre hospitalier : liens hiérarchiques et fonctionnels · Connaissance des projets de l'établissement Savoir-faire : · Maîtriser les outils bureautiques : Pack office : (word, excel, PPT, messagerie, Teams ...) + outils de visioconférences · Avoir une capacité d'adaptation · Avoir le sens de l'organisation et du classement · Savoir établir des priorités dans l'exécution des tâches et la transmission des informations · Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs · Savoir élaborer des projets de courriers Savoir-être : · Pro activité, réactivité et disponibilité · Qualités relationnelles et humaines · Rigueur · Dynamisme et force de proposition · Autonomie et prise d'initiative dans le respect de sa délégation · Sens de l'accueil et de la communication · Respect de l'obligation de réserve et discrétion dans les transmissions d'informations · Respect du secret professionnel · Sens du travail en équipe IDENTIFICATION DU POSTE • Intitulé du poste : Adjoint des Cadres – Assistante de Directions • Affectation : Direction Générale - Bâtiment administratif • Localisation : Centre Hospitalier de Guingamp – Membre du GHT d'Armor • Quotité de travail : Temps plein – Forfait cadre (19 RTT) • Grade : Adjoint des cades - Catégorie B • Rattachement hiérarchique : Direction Générale