Vous assistez le Responsable du service Exploitation Maintenance et le Responsable du service Technique, en assurant principalement des tâches administratives et de secrétariat pour les deux services. Plus concrètement vos missions seront les suivantes : Assistance auprès du service Exploitation - Maintenance : - Participation aux réunions du service et effectuer les synthèses des réunions - Mise à jour des données administratives, des contrats et des prestataires - Rédaction des courriers - Rédaction des informations flash auprès des locataires - Contrôle et Suivi de la facturation prestataires et fournisseurs (factures bloquées, relance etc.) ; - Mise en place des Marchés dexploitation comprenant la préparation, la diffusion, lenregistrement et par la suite le suivi des avenants. Enregistrement dans la base de données LIGERIS - Lancement des enquêtes lors de travaux ou arrêts machines pour mettre en place les mesures palliatives ; - Collecte des données, consommation, suivi des charges locatives pour préparation des rapports danalyse ; - Point et suivi des demandes entreprises et prestataires (suivi des clés, des badges, des accès) ; - Contrôle et suivi des agréments sous-traitants. Assistance auprès du service Technique : - Rédaction et mise en page des courriers. -Classement et suivi des diagnostics techniques (électricité, gaz, DPE, amiante), vérification hebdomadaire de la clôture des états des lieux - Réception, scan et classement des courriers entrants, création des réclamations. - Rédaction et suivi des marchés subséquents nécessaires au service technique (cuisine, cordiste). -Suivi des interventions techniques: relance mensuelle des bons de travaux auprès des entreprises pour facturation, suivi des bons de travaux et des réclamations, organisation des rendez-vous de réception. - Participation à la gestion des réclamations (ex : fuites, refoulements, désenfumage) et transmission auprès des Gestionnaires pour suivi. Vous serez amené.e à appeler les locataires - Rédaction et diffusion des affichages techniques (problèmes techniques, interventions). - Gestion des badges et des clés entreprises, la tenue du registre de remise et commande de reproduction de clés.