Référence CSP: O045250/718000709 Au sein d'une équipe de 12 agents, placée sous la responsabilité du responsable du pôle personnes âgées, l'assistant administratif réalise les missions et activités suivantes : 1. Assurer les tâches administratives relatives à l'activité du Pôle - Secrétariat téléphonique et courriel du pôle : premier niveau de réponse et orientation des usagers - Gestion des courriers entrants et sortants - Assurer, en renfort ou en suppléance, les missions de chargés d'instruction du pôle - Assurer la planification et l'organisation des réunions externes et internes - Assurer le suivi statistique de l'activité 2. Assurer l'instruction administrative des demandes - Enregistrer les demandes et assurer la répartition des bénéficiaires en fonction des portefeuilles - Vérifier la complétude des dossiers et solliciter les pièces manquantes, le cas échéant - Solliciter les obligés alimentaires et veiller au respect du retour des pièces - Saisir les services fiscaux en cas d'absence de réponse des obligés alimentaires - Contribuer aux saisines auprès du Juge aux affaires familiales - Répondre aux notaires en cas d'absence de créance départementale d'aide sociale - Enregistrer les décès et fermer les procédures associées en lien avec les EP le cas échéant 3. Propositions et reporting - L'assistant administratif réalise le reporting de son activité auprès de son responsable Gestion du courrier entrant et sortant : Réponse de 1er niveau et dispaching auprès des unités (Multigest Maarch) Gestion de la boîte mail du Pôle : Réponse de 1er niveau et dispaching auprès des unités (outlook) Assurer la planification et l'organisation des réunions externes et internes Enregistrer les demandes d'aide sociale à l'hébergement Vérifier la complétude des dossiers et solliciter les pièces manquantes Contacter les obligés alimentaires et veiller au respect du retour des pièces Répondre aux notaires en cas d'absence de créance départementale Enregistrer les décès et fermer les procédures associées en lien avec les services concernés Gérer l'aspect administratif des saisines auprès du Juge aux affaires familiales : constitution de dossiers, saisie des Commissaires de justice (citation à comparaître et signification de jugement), suivi des factures