Organisation permanente de la vie professionnelle de la direction : · Assurer l'organisation de l'agenda (rendez-vous et réunions) en fonction des priorités · Rappeler les informations permanentes et transmettre les messages · Organiser les déplacements de la direction · Gérer et alimenter la base de contacts Réalisation et mise en forme de travaux bureautiques : · Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers · Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers · Organiser le classement et l'archivage des dossiers Accueil téléphonique et physique : · Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent · Assurer l'interface avec l'ensemble des services de la ville · Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur · Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques Suivi des projets et activité de la direction : · Organiser et planifier les réunions et Commissions · Vérifier les ordres du jour en concertation avec la direction · Collecter les documents auprès des services et préparer les dossiers (mise en forme, rédaction de fiches de synthèse...) · Organiser le classement et l'archivage des dossiers · Assurer la liaison d'informations avec le directeur général, les directeurs généraux adjoints, le Cabinet du Maire · Travail en transversalité COMPÉTENCES ET QUALITÉS ·        Niveau Bac à Bac +2 (BTS assistant de direction) ou expérience souhaitée ·        Maîtrise des outils bureautiques, pack Office, Outlook ·        Capacités rédactionnelles et relationnelles ·        Être force de proposition ·        Capacité d'organisation ·        Faire preuve d'ouverture d'esprit et de curiosité ·        Connaissance des politiques publiques et fonctionnement d'une collectivité territoriale ·        Connaissance de l'organigramme de la ville ·        Capacité à hiérarchiser les priorités ·        Rigueur, réactivité, autonomie ·        Expérience souhaitée dans le secteur public ·        Confidentialité ·        Connaissance du domaine de l'environnement de l'urbanisme serait un plus CONDITIONS DE TRAVAIL Lieu : Hôtel de Ville Horaires : 8h30/9h00 - 12h30 / 14h00 - 18h30 Travail en équipe : non Travail en extérieur : non Vêtement de travail ou équipement de protection individuel : non Tous les postes de la Ville de Rueil Malmaison sont ouverts aux travailleurs en situation de handicap