Secrétaire de direction / Agent d'accueil (H/F) 85 - LA ROCHE SUR YON
Offre n° 175MPNB
Secrétaire de direction / Agent d'accueil (H/F)
85 - LA ROCHE SUR YON - Localiser avec Mappy
Actualisé le 04 juillet 2024
Il, elle assure une mission d'accueil du public des équipements et une mission administrative pour la direction des maisons de quartier. Le poste se situe sur la Maison de Quartier de la Liberté, quartier prioritaire de la ville. MISSIONS : Le/la Secrétaire de direction est une personne de confiance de la direction des projets de quartier du Comité d'Animation. A la demande du/de la direction des projets de quartier, il/elle assure notamment les missions suivantes : 1- Secrétariat du Comité d'Animation et de la direction des projets de quartier : - Secrétariat : - Frappe des invitations, courriers, compte-rendu et divers écrits - Mise en forme de documents - Réalisation de diaporamas - Gestion et suivi des documents liés à l'utilisation des salles - Gestion et suivi des dossiers en cours (adhésions, demandes des associations.) - Préparation des dossiers de travail de la direction des projets de quartier - Gestion du logiciel interne Concerto. - Gestion des agendas : - Assure le suivi de l'agenda de la direction des projets de quartier - Assure le suivi de l'agenda de l'utilisation des salles. - Gestion du courrier : - Réceptionne et enregistre le courrier du Comité d'Animation et des associations adhérentes - Assure l'envoi du courrier - Gère les navettes internes. - Vie associative : - Chargée des formalités obligatoires (déclaration Préfecture, etc.) - Réalise la mise en forme des compte-rendu de réunions - Prépare et aide à l'organisation des instances associatives - Assure le lien avec les associations adhérentes. - Tableaux de bord : - Met en forme et assure le suivi des tableaux de bord copieur ou autres tableaux de suivi demandés par la direction. - Documentation et archivage : - Assure la recherche de données et de documentation pour la direction des projets de quartier et les animateurs/trices - Assure le classement et l'archivage des dossiers de direction et de l'association. - Communication : - Recense les informations nécessaires à la communication interne et externe - Réalise les plaquettes d'information ou est en lien et assure le suivi avec des partenaires tels que graphistes et/ou imprimeurs - Gère les outils de communication liés aux nouvelles technologies (site interne, page Facebook, etc.). - Concerto : - Saisit les adhésions, les activités, etc. 2-Accueil des publics : - Assure l'accueil physique des publics se présentant à la Maison de Quartier. Est en capacité de s'impliquer dans un projet d'habitants (ateliers, cafés associatif etc.) sur la fonction accueil. - Assure l'accueil téléphonique : - Exploitation des informations (prise de messages, relai auprès des animateurs.) - Filtrage des communications téléphoniques de la direction. - Assure les inscriptions aux activités. 3-Lien aux associations adhérentes - Assure le tri des courriers des associations, dont le siège est à la maison de quartier - Apporte une aide administrative si nécessaire en fonction des possibilités. DIPLOME : Diplôme de niveau 5 dans le domaine administratif (BTS...) CONTRAT : CDD de 5 mois : du 1er/08/2024 au 31/12/2024 (salarié absent, congé de maternité) Salaire brut mensuel de base : 2 052€ Convention collective ECLAT
- Type de contrat
-
CDD - 5 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2040.0 Euros à 2052.0 Euros sur 12.0 mois
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat - BTS ou équivalent Cette formation est indispensable
Compétences
- Assurer un accueil téléphoniqueCette compétence est indispensable
- Disposer d’un relationnel de qualitéCette compétence est indispensable
- Maîtriser l’outil informatique bureautique Cette compétence est indispensable
- Savoir adapter son discours au public visé.Cette compétence est indispensable
- Savoir faire preuve de discrétionCette compétence est indispensable
- Savoir s’adapter et faire preuve de souplesseCette compétence est indispensable
- Très bonne maîtrise grammaticale orthographiqueCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Autres activités récréatives et de loisirs
Entreprise
AMAQY
50 à 99 salariés
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