Assistant de direction et gestionnaire des relations (H/F) 25 - BESANCON
Offre n° 176MLQQ
Assistant de direction et gestionnaire des relations (H/F)
25 - BESANCON - Localiser avec Mappy
Actualisé le 18 juin 2024
Le CHU de Besançon recrute un(e) assistant(e) de direction et gestionnaire des relations avec les usagers au sein de la direction de la qualité et des relations avec les usagers.. Elle comprend une équipe pluri professionnelle composée de médecin, de pharmacien, de juriste , d'attache d'administration, d'adjoint des cadres , d'ingénieurs qualité, d'assistantes . Les missions sont diversifiées et en prise directe avec les services de soins et les usagers du CHU . Les missions sont les suivantes : - Assurer le secrétariat de la Directrice des RU et de la qualité (agenda, Organisation de réunions, mise en forme de courriers etc.) - Gérer l'accueil des usagers (téléphonique, en présentiel) - Gérer et suivre les demandes d'interprètes (référent) - Saisir et mettre en forme les compte rendu de médiations médicales et rédiger les courriers simples de remerciements - Gérer les permanences des mutuelles et des banques - Assurer les commandes du service (bons APRODI) - Aide aux tâches diverses Les compétences acquises ou à développer : Savoirs théoriques : - Connaissance maîtrisée de l'organisation d'un secrétariat Savoirs faire opérationnels : - Savoir réagir en fonction du degré d'urgence des dossiers - Confidentialité - Rigueur - Savoir prioriser - Disponibilité Savoirs faire relationnels : - Aptitude à la communication Activités Secrétariat Général et Relations avec les Usagers : - Gestion du secrétariat (prise de rdv, préparation des dossiers, mise en forme, etc). - Accueil (contact direct avec les patients : renseignements sur les procédures, les droits, les formalités, etc.). - Gestion des demandes d'interprètes et suivi : Organisation et gestion des demandes en concertation avec les services de soins, formation à l'utilisation du formulaire ENNOV, suivi statistique, suivi des marchés en lien avec DSHA. - Rédaction des courriers de réponse aux remerciements et de transmission auprès des services - Aide à la rédaction des courriers de réclamations et recherche d'informations auprès du service concerné et rédactions des AR aux usagers : - Constitution du dossier dématérialisé et recherche d'identification du parcours du patient en identifiant les services concernés via le logiciel PASTEL - Remplissage de la base Excel afférente - Remplissage de la base de réclamation anonyme pour les membres de la CDU - Contribution à la préparation et à l'organisation de manifestations à destination des usagers ou associations (préparation logistique : Journée des associations) Communication relations : - Les patients et leurs familles - Les services soignants et administratifs de l'hôpital - Les associations d'usagers intervenant à l'hôpital Diplôme requis : bac ou diplôme secrétariat Poste à 50% ou à 100% à pourvoir dès que possible.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Salaire en fonction de l'expérience
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Compétences
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Gestion administrative du courrier
- Planning du personnel
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Activités hospitalières
Entreprise
CHU BESANCON
1 ou 2 salariés
Mme CHU Jean Minjoz DRH
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