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Assistant administratif à la Direction Générale des Services (H/F) 93 - VAUJOURS
Offre n° 176NLNL
Assistant administratif à la Direction Générale des Services (H/F)
93 - VAUJOURS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 26 juin 2024
La Ville de Vaujours recherche un.e assistant.e administrat.if.ive pour sa direction générale des Services. Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l'organisation des assemblées municipales, et vous veillez à la conformité juridique des différents actes administratifs. Vous gérez également les portefeuilles d'assurances, d'autorisation de stationnement des taxis. MISSIONS Pour le Secrétariat général : - Appui à la rédaction d'arrêtés décisions et délibérations - Transmission au contrôle de légalité des arrêtés, des décisions et des délibérations (télétransmission, notification, publication, affichage) - Tenue des registres des délibérations, décisions et arrêtés (sommaire, reliure, archivage) - Traitement des demandes de communication de documents administratifs - Mise à jour des tableaux de bord et de suivi nécessaires à l'activité du service - Classement et archivage des dossiers - Participation au projet de la dématérialisation des actes - Participation à la dynamique engagée dans une logique de travail en pole administratif en vue de la continuité de service (transmissions, création d'outils communs, mutualisation en cas d'urgences et de temps forts, relais internes lors des absences d'un.e assistant.e.). Pour la vie des Assemblées : - Organisation des séances du Conseil municipal et des commissions permanentes de la collectivité (réservation/préparation de la salle, ordres du jours, convocations, présences/absences, vérification du quorum, recueil des dossiers des services, envoi des dossiers aux élus, rédaction des comptes-rendus et des procès-verbaux) - Suivi de la procédure administrative relative aux actes administratifs (notamment le recueil de l'ensemble des décisions prises par les services) et leur rendu exécutoire Pour les assurances : - Déclaration et suivi de sinistres (courriers, rapports, expertises) auprès des assureurs - Gestion des dossiers de demandes de reconnaissance de l'état de catastrophe naturelle en lien avec la Préfecture et les administrés - Établissement de tableaux de bord et suivi de la sinistralité - Enregistrement, diffusion et suivi des contraventions - Assistance à la souscription d'avenants et au renouvellement des marchés d'assurances Pour la gestion de demandes d'emplacement de taxis : - Recueil et suivi des demandes - Elaboration des réponses et des actes réglementaires Pour le suivi des dossiers de contentieux : - Elaboration d'outils de suivi favorisant des reportings réguliers et le respect de délais de réponse - Rédaction de synthèses de situations - Participation aux réunions en soirée (conseil municipal, bureau municipal .) Expérience dans la Fonction Publique Territoriale.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H30
- Salaire
- Salaire brut : Primes
- sur grille
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Connaissance de la Fonction Publique TerritorialeCette compétence est indispensable
- Planification, et organisation des réunionsCette compétence est indispensable
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- S'adapter aux changements
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE
100 à 199 salariés
MAIRIE
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