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Agent d'accueil et administratif (H/F) 59 - ROUBAIX
Offre n° 176RZDY
Agent d'accueil et administratif (H/F)
59 - ROUBAIX - Localiser avec Mappy
Actualisé le 21 juin 2024
Vous souhaitez mettre vos compétences professionnelles au service d'un projet associatif porteur de sens ? L'association Ensemble Autrement intervient au quotidien auprès de personnes en situation de handicap psychique, les accompagne dans les actes de leur vie quotidienne, sociale ainsi que dans leurs besoins liés à l'habitat. Dans le cadre d'un remplacement de notre agent d'accueil et administratif pour la période estivale, nous sommes à la recherche d'un remplacement pour une durée de 3 semaines. Vos principales missions : Recevoir, identifier et orienter les visiteurs et les communications téléphoniques Communiquer le cas échéant des informations simples Distribuer le cas échéant de la documentation Mettre en œuvre la logistique nécessaire à la tenue des réunions Effectuer des tâches administratives et de petite logistique de base pouvant amener à se déplacer en extérieur (récupération de fournitures, dépôt de courrier à la poste, etc.) Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public Distribuer/Envoyer le courrier (mise sous pli, affranchissement, gestion des adresses) Contrôler les coordonnées des intervenants et des bénéficiaires sur le logiciel de gestion Transmettre la demande de l'intervenant, du bénéficiaire, du partenaire extérieur via le logiciel de gestion ou mail Classement et répartition du courrier/mail entrants et sortants Envoi de plannings, factures et tout autre document à destination de nos bénéficiaires via le logiciel de gestion ou mail Contrôler les entrées et les sorties de budgets à destination de nos bénéficiaires en lien avec le service comptable Transmettre les budgets bénéficiaires aux intervenants Transmettre des informations par mail aux salariés via des campagnes de mails depuis notre logiciel (liste de diffusion, envois en masse) ACTIVITES SPECIFIQUES Réceptionne et consigne les réclamations des bénéficiaires Appelle les intervenants et les bénéficiaires concernant les changements d'urgence Gère et réapprovisionne les stocks de l'association (produits ménagers, EPI, fournitures de bureau, etc.) Gère les absences clients ou annulations d'interventions (congés, maladie, refus d'interventions) dans le logiciel - en averti la coordination. Avoir une vigilance accrue sur la procédure absence physique (gestion de l'absence, avertissement auprès de la coordination, envoi du mail type d'absence au contact de facturation) Planification dans le logiciel des demandes d'accompagnement à des RDV pour les bénéficiaires Aide à la mise à jour des dossiers salariés, faire les relances au besoin Les savoirs : Connaître ses missions et rester dans ce cadre Maîtriser les procédures et modes opératoires en lien avec ses missions Disposer de connaissances concernant les troubles psychiques Avoir des connaissances sur la gestion d'un deuil, le comportement suicidaire Savoir adapter son activité en fonction des priorités et de l'affluence Donner des explications claires et concises Savoir rechercher les informations ou trouver les interlocuteurs en fonction des demandes de la clientèle Les savoir-faire : Avoir une bonne présentation de manière à valoriser l'image de l'association Appliquer de manière rigoureuse les procédures et modes opératoires en lien avec ses missions Identifier les besoins des personnes et adapter son accueil Repérer les comportements associés aux addictions Informer son responsable en cas de problème S'adapter aux différents profils de bénéficiaires Savoir garder son calme en toutes circonstances Se tenir au courant des changements dans l'organisation et mémoriser les informations
- Type de contrat
-
CDD - 21 Jour(s)
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Selon la convention BAD
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Corriger et mettre en forme un document
- Gestion administrative du courrier
- Méthode de classement et d'archivage
- Numériser des documents, médias ou supports techniques
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
- Techniques de numérisation
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Aide à domicile
Entreprise
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