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Employé administratif / Employée administrative (accueil) 69 - CHABANIERE
Offre n° 176TTDK
Employé administratif / Employée administrative (accueil)
69 - CHABANIERE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 27 juin 2024
Missions et activités Mission 1 : Accueil du public, renseignement et orientation Accueillir le public aussi bien au téléphone que physiquement, de manière agréable et sérieuse Donner le plus grand nombre de renseignements possibles aux usagers sur la commune et le service municipaux, Orienter vers les personnes et services compétents, filtrer les demandes et les appels Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence Mission 2 : Gestion de l'adresse mail d'accueil et du courrier Vérifier quotidiennement la boîte mail d'accueil de la mairie : répondre aux mails lorsque c'est possible (prendre le temps d'aller chercher l'information) et rediriger les mails ne pouvant être traités, Ouvrir le courrier, le numériser, l'enregistrer le courrier dans l'outil de GED Mission 3 : Gestion et affichage des informations, communication Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations Assister la responsable de service sur la mise à jour du site internet Mission 4 : État civil et funéraire Renseigner les demandes des notaires, des généalogistes et des particuliers en matière d'état civil qui ne présentent pas de difficulté (copies ou extraits d'actes) Traiter les demandes de fermeture de cercueil et de crémation Renseigner sur les concessions funéraires, grâce au logiciel cimetière Mission 5 : Assistance administrative auprès de différentes directions Effectuer des tâches d'assistance administrative auprès du directeur général et de la directrice adjointe (rédaction de courrier simples, mise en forme de documents administratifs, saisie administrative, etc.) Rédiger des courriers simples et mettre sous pli les envois en masse Affranchir quotidiennement le courrier Les savoirs Savoir organiser et gérer son temps de travail (repérer les tâches urgentes et/ou importantes) Savoir gérer plusieurs demandes en même temps, savoir être polyvalent Faire preuve de patience, de diplomatie et d'amabilité et conserver une neutralité en toutes circonstances Maîtriser l'expression écrite et orale (bonne syntaxe, pas de fautes de grammaire ou d'orthographe) Connaître les techniques d'accueil et les règles de communication, Savoir s'adapter aux différents publics Conditions d'exercice Temps de travail : 35 h par semaine. L'agent peut être amené à faire des heures supplémentaires à la demande du responsable de service. Jours et horaires de travail : du mardi au samedi. Les horaires de travail sont à définir avec l'agent, sachant que la présence en mairie lors des permanences d'accueil (physique et téléphonique) est indispensable (9h-12h et 14h-17h du mardi au vendredi, 9h-12h le samedi). Lieux de travail : o Mairie principale, parc communal du Peu, Saint-Maurice-sur-Dargoire o Mairie annexe, place de l'église, Saint-Sorlin (jeudi après-midi et samedi) Moyens matériels : o Ordinateur et photocopieuse multifonctions o Standard téléphonique o Fournitures administratives o Accès internet o Logiciels (suite Berger-Levrault, Zeendoc, BetterStreet) Champ de technicité : o Suite bureautique Open office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook) o Logiciels Berger-Levrault et Zeendoc o Standard téléphonique Difficultés, contraintes et risques : o Déplacement entre mairie principale et mairies annexes dans la journée o Travail tous les samedis o Polyvalence et très bonne connaissance de tous les domaines d'intervention de la commune Discrétion exigée
- Type de contrat
-
CDD - 2 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Horaire de 11.65 Euros
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Gestion administrative du courrier
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
MAIRIE
20 à 49 salariés
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