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Assistant/Assistante Polyvalent/e (H/F) 75 - PARIS 12
Offre n° 177HRDK
Assistant/Assistante Polyvalent/e (H/F)
75 - PARIS 12 - Localiser avec Mappy
Actualisé le 03 juillet 2024
Filiale du groupe setec, nous sommes spécialisés dans l'ingénierie de la mobilité et des transports à l'échelle nationale et internationale. Nous concevons des services, systèmes complexes et infrastructures de transport et conseillons nos clients sur leurs enjeux stratégiques et à haut niveau technique. Nous accompagnons à 360°, les collectivités territoriales en charge de l'organisation des transports et de la mobilité, les financeurs, les constructeurs et industriels, . dans la mise en œuvre et la réalisation de leurs projets vers une mobilité plus durable sur leurs territoires. Depuis notre création, nous n'avons eu de cesse d'innover : digitalisation des services, décarbonation des mobilités, véhicules connectés et autonomes, ingénierie numérique (Simulations, BIM & 3D+, IA, .). Cette appétence pour l'innovation fait de de notre entreprise un environnement où nos 200 collaborateurs sont libres d'oser. Parce que nous sommes Ingénieurs & Citoyens l'attention portée à l'intérêt général inspire chacune de nos missions. Grâce à nos métiers et expertises, nous contribuons ainsi à créer, au quotidien, une mobilité plus responsable. Pour en savoir plus sur nous, visualisez notre vidéo de présentation qui vous présentera un panel de nos missions et réalisations. Rattaché(e) à la responsable du service d'assistanat, vous travaillerez au sein d'une équipe de 3 personnes. Vous serez en contact avec l'ensemble des collaborateurs de l'entreprise que vous devrez accompagner dans leur quotidien. Vous serez également en contact avec des clients et des prestataires externes ainsi qu'avec les services des autres sociétés du groupe. Vos missions seront les suivantes : Prise en charge de l'accueil téléphonique et physique (orientation des appels, prise de message, accompagnement des visiteurs..) Elaboration et gestion des badges des collaborateurs Gestion des courriers, des colis et des livraisons Gestion des archives papiers Gestion d'agenda, prise de rendez-vous, mise à jour des contacts Gestion des déplacements des collaborateurs (réservation des moyens de transports et des hébergements, création d'ordre de mission...) Organisation de réunions, préparation et mise en forme de dossiers, classement documentaire Commande et gestion des stocks de fournitures (fournitures de bureau, papier pour imprimante, etc..), et rangement dans les stocks Commande de cartes de visites pour les collaborateurs Gestion du stock et mise à disposition des équipements de protection individuelle Aiguillage des factures sur le logiciel interne de la société Etablissement des devis et des bons de commandes quand nécessaire Gestion des locaux : tournées de contrôle, rangement des espaces, petits nettoyage (salles de réunions, tasses et gobelets visiteurs.) Coordination/suivi du travail des agents d'interventions extérieurs (gros nettoyages, réparations climatisation par exemple) Assistance aux équipes projets sur affaire (visas et Ordres de Service, tableur, codifications des documents, schémas, mise en forme, comptes-rendus .) Participation à la création de mode-opératoires ou procédure sur l'activité d'assistanat Cette liste n'est pas exhaustive, en fonction de votre profil d'autres missions pourront vous être confiées. Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 ou Bac+3 de type assistanat de manager, de direction de gestion, vous avez acquis une première expérience réussie dans les fonctions de secrétariat ou d'assistanat. Impliqué/e, vous possédez un grand sens du service et aimez travailler en équipe. Vous faites preuve de rigueur et d'organisation, et vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques Word, Excel et Power Point. Vous savez gérer un système de classement. Votre orthographe est irréprochable et vous possédez un bon relationnel ainsi qu'une bonne élocution.
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 39H
- Salaire
- Salaire brut : Horaire de 12.0 Euros à 14.0 Euros sur 12 mois
- Restauration
- CE
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- Débutant accepté
Formation
- Bac+2 ou équivalents Cette formation est indispensable
Compétences
- Classement, archivage
- Contrôler l'état des stocks
- Gestion administrative du courrier
- Méthode de classement et d'archivage
- Numériser des documents, médias ou supports techniques
- Organiser une réunion
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques
Entreprise
SETEC ITS
100 à 199 salariés
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