Secrétaire du Directeur Général des Services et des DGS Adjoint.e (H/F) 31 - TOULOUSE
Offre n° 177SKND
Secrétaire du Directeur Général des Services et des DGS Adjoint.e (H/F)
31 - TOULOUSE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 29 juillet 2024
la Direction Générale des Services (DGS) assure la direction, l'organisation et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l'établissement. Elle contribue à l'élaboration des politiques d'établissement dont elle assure la mise en œuvre opérationnelle. Elle conçoit, met en place et assure le suivi des indicateurs de performance de l'établissement dans les domaines de la gestion administrative, financière et patrimoniale, celles des ressources humaines et des systèmes d'information. Elle manage et gère au quotidien l'administration universitaire. La DGS comprend un Directeur Général des Services et deux DGS Adjoints dont l'un est directeur de la DEEP et l'autre, la DRH et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Directeur Général des Services et au Directeur Général des Services adjoint. Vos principales activités consisteront à : 1/ Assurer l'accueil physique, téléphonique, mél du DGS et de la DRH : Gérer la réception et le traitement des courriels des adresses génériques, Hiérarchiser l'information à transmettre à la direction Rédiger des messages clairs en réponse à ses interlocuteurs Traiter les demandes émanant des services et/ou des agents Traiter les demandes émanant d'interlocuteurs externes Orienter les demandes vers le bon destinataire si nécessaire Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier arrivée et départ Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe Recevoir les personnes Assurer la réception des personnes dans le respect du protocole Réorienter les personnes si nécessaire 2/ Gérer les agendas : Organiser et gérer le planning du DGS et des DGSA : poser les réunions récurrentes, poser les réunions sur des questions particulières Organiser les réunions : réserver les salles, convoquer les participants en s'assurant de leur disponibilité Contrôler les échéances et effectuer des rappels si nécessaire Gérer les demandes de rendez-vous : s'assurer que le DGS et/ou DGSA est bien l'interlocuteur pertinent pour répondre au besoin, transmettre le motif de la demande, fixer le RV et informer le demandeur 3/ Apporter un soutien administratif : Organiser les déplacements : réserver les billets, instruire l'ordre de mission, réserver le véhicule, gérer la fiche de frais, transmettre aux services concernés Mettre en forme les courriers et les envoyer avec AR pour les dossiers sensibles Mettre en forme tout document nécessaire à l'activité Suivre les dossiers spécifiques ou sensibles Diffuser les informations du DGS ou des DGSA sur liste de diffusion Répondre aux besoins du DGS ou des DGSA en apportant son aide sur des projets ou des dossiers transversaux Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) En période de pandémie COVID : recruter les étudiants de la cellule Tracing : instruire les dossiers, récolter les signatures, transmettre au PSMCG Après information par la cellule traçing des cas contact ou des malades avérés : Informer le chefs de service concerné et le pôle BIATSS : transmettre les informations concernant les diverses positions des agents : ASA, isolement, activité télétravaillable ou non, etc. 4/ Gérer les présidences des jurys du Baccalauréat : Réceptionner la demande du Rectorat : transmettre les demandes aux directions d'UFR (directeurs enseignants et Responsables administratifs et financiers) Recenser les réponses et vérifier que les présidences sont toutes pourvues Relancer si nécessaire : transmettre la validation définitive de la liste au Rectorat (la demande peut aller de 8 à XX présidences) Les candidats sélectionnés pour les entretiens seront contactés à compter du 21/08/2024.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H55
- Salaire
- Salaire brut : Pc portable
- 1855,89 € bruts/m
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 1 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents - Secrétariat Cette formation est indispensable
Compétences
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de réactivité
- Gérer son stress
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE TOULOUSE II
500 à 999 salariés
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