Référence CSP: 2025-2034545 Intitulé du poste : Assistant de direction - F/H Catégorie : B Quotité d'affectation sur le poste : 100% Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage » Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage Correspondance statutaire : Technicien (TECH) / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat / Domaine de formation souhaitée : secrétariat, gestion administrative Groupe fonctions (RIFSEEP) : Groupe 3 Gestion administrative : - Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le fonctionnement de la composante - Assurer l'accueil et l'orientation des interlocuteurs internes et externes - Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier - Assurer la gestion des messages téléphoniques et électroniques - Saisir, alimenter et mettre à jour des bases de données, tableaux de bord, mailings listes de l'IUT dédiées à la gestion administrative - Saisir et mettre en forme des documents divers, les reproduire et les diffuser - Centraliser, classer, archiver et numériser les documents de l'IUT Secrétariat de direction : - Assister la Directrice et la Directrice administrative - Gérer les agendas de la Directrice et de la Directrice administrative (prise de rdv, organisation des réunions et déplacements, contrôle des échéances.) - Assurer l'interface entre les différents services et départements de la composante, la Directrice, la Directrice administrative et les services centraux de l'Université - Organiser le circuit de traitement et de signature des parapheurs - Elaborer et suivre le calendrier annuel de l'IUT - Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés - Recueillir, traiter, diffuser et faciliter la circulation des informations internes et externes - Assister les personnels et les usagers et répondre aux demandes d'information - Assurer le soutien logistique de l'activité de la Direction - Gérer les commandes de la Direction (fournitures, plateaux repas, café.) - Contribuer à la gestion des cartes professionnelles et à leur programmation dans MATRIX - Valider les demandes de réservation des salles communes de l'IUT sur Hyperplanning au fil de l'eau Suivi des conventions dans i-parapheur : - Insérer les conventions sur l'application i-parapheur après vérification des dispositions obligatoires et de la mise en forme - Suivre le circuit de signature en collaboration avec le cabinet de la Présidence - Transmettre les conventions signées aux différents partenaires - Diffuser les conventions aux services concernés de l'IUT Gestion des élections : - Organiser administrativement et gérer la logistique de toutes les opérations électorales de la composante (Conseils centraux, Conseil d'Institut, conseils de département.) - Diffusion et afficher les informations électorales - Assurer la tenue des bureaux de vote Organisation administrative et logistique des réunions institutionnelles : - Assurer en lien avec la Directrice,...