Offre n° 180GYXH
SECRETAIRE (H/F)
93 - AUBERVILLIERS - Localiser avec Mappy
Actualisé le 13 septembre 2024
1 - Le poste Le/La titulaire du poste occupera les fonctions de secrétaire au sein de l'Association. Il/Elle travaillera en lien avec l'équipe pédagogique. Il est à pourvoir à temps plein en contrat à durée déterminée de 12 mois. 2 - Missions Gère l'accueil global - Reçoit, renseigne et oriente vers les services ou les individus appropriés, - Réponde aux questions en personne, par téléphone ou par courriel, - Assure l'affichage, - Participe à l'aménagement des salles et à l'installation du matériel informatique, - Mets à jour et de suivre le tableau de bord d'occupation des salles, - Gère la préparation et la réception des commandes, - Est en appui du/de la régisseur.euse pour l'intendance du hangar de stockage et pour les ouvertures et fermetures des locaux Prend en charge des taches de secrétariat courant - Gère des courriels entrants et sortants (redirections, réponses, suivi), - Traite le courrier postal à l'arrivée et au départ, - Met en œuvre des procédures administratives, - Procède à la mise en forme de documents - Prépare des dossiers et reproduire des documents, - Participe à la préparation des évènements institutionnels, - S'engage activement dans l'organisation générale de l'évènement (remise de diplômes, journées d'étude, jury, assemblée générale, regroupement associatif, réunions internes) : administratif et logistique, - Apporte un soutien transversal aux différents secteurs Gestion administrative des apprenant.e.s - Utilise des progiciels et diverses interfaces (Pole emploi, Conseil Régional, DRIETS, ) - Est capable d'assurer le suivi administratif des dossiers des apprenants en formation, - Traite les dossiers des formateurs occasionnels (constitution du dossier administratif, établissement de la DPAE et du contrat de travail) - Traite des informations et des dossiers d'ordre administratif ou technique et en vérifier la conformité, - Crée, utilise, met à jour des tableaux de bord de suivi et les partage - Maintien le lien avec les employeurs et les différents financeurs, - Participe à la préparation des admissions, des sélections et de la remise des diplômes 3 - Compétences - Être ponctuel.le et avoir une aisance relationnelle - Faire preuve de patience, de discrétion et de confidentialité - Savoir travailler en équipe et avoir le sens de la continuité de service - Avoir de réelles capacités rédactionnelles et organisationnelles. - Etre rigoureux.euse, méthodique et respecter des procédures de travail. - Etre capable de gérer l'ordre des priorités et d'anticiper - Maîtriser les outils et logiciels de bureautique (à minima word & excel), le traitement du courrier électronique, les techniques de secrétariat et de communication. - Savoir travailler sur des plateformes et gérer une activité à partir d'un progiciel. - Savoir collecter et traiter des données. - Savoir faire preuve d'initiative et de réactivité. - Etre capable de s'adapter rapidement. - Etre force de proposition. 4 - Profil - Etre titulaire d'un diplôme professionnel de niveau 4 (type bac pro), voir niveau 5 (type BTS). - Avoir une expérience minimum de trois ans dans le secrétariat. - Etre à l'aise dans le travail à partir de plateformes et de progiciel. - Avoir une connaissance du monde associatif et/ou des Ceméa serait un plus.
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2181.0 Euros sur 12.0 mois
- Chèque repas
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone régionale
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Formation
- Bac ou équivalent - bac professionnel secrétariat Cette formation est indispensable
Compétences
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- Planifier des rendez-vous
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Formation continue d'adultes
Entreprise
ASSOC REGIONALE DES CEMEA IDF
20 à 49 salariés
- Site internet
- https://www.cemea-idf.org
Formation d'adultes
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