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ASSISTANT.E DE POLES (H/F) 44 - DIVATTE SUR LOIRE
Offre n° 181BRBM
ASSISTANT.E DE POLES (H/F)
44 - DIVATTE SUR LOIRE - Localiser avec Mappy
Actualisé le 13 septembre 2024
Territoire situé en périphérie nantaise, la Communauté de communes Sèvre & Loire comprend 50 000 habitants, 11 communes, 280 agents. L'organisation des services de l'intercommunalité se déploie en 5 pôles (ressources, animation du territoire, aménagement et attractivité du territoire, environnement et patrimoine, et solidarité). DESCRIPTION DU POSTE Dans le cadre d'un renfort et soutien à l'activité actuelle des pôles, sous la responsabilité des Directrices des Pôles Animation du Territoire (AT) et Aménagement & Attractivité du Territoire (AAT), l'équipe d'assistant(e)s des pôles AAT, AT aura à cœur de contribuer à la dynamique et la fluidité des informations au sein des pôles et du site de l'Espace Loire. MISSIONS PRINCIPALES - Être facilitateur(trice) auprès des directrices et des équipes : - Apporter une aide permanente, dynamique et adaptée en termes d'organisation de la vie professionnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de suivi de dossiers et de classement - Organiser et planifier des réunions, en assurant un suivi adapté : alerte, envoi de convocation, ordre du jour, compte-rendu, réservation de salles, de matériel et éléments de convivialité. - Gérer les agendas en prenant en compte les impératifs définis par les directrices et les services - Contribuer avec bienveillance et fiabilité à une organisation fluide et efficace, en s'autorisant par exemple à avoir un rôle d'alerte ou savoir anticiper les actions à mener - Saisir et/ou rédiger différents actes administratifs : courriers, ordre du jour, compte-rendu, arrêtés, décisions . - Assurer le suivi des instances des pôles en lien avec les services (Commissions, Bureau Communautaire, Conseil Communautaire, Commissions, rédaction et suivi des arrêtés, .) - Suivre les congés/ARTT des agents des pôles en lien avec le service Ressources Humaines - Répertorier des besoins matériels et passer des commandes pour les services - Assurer des missions d'assistante de service pour certaines équipes, telles que l'urbanisme, le développement économique, la planification ou encore la lecture publique. - Assurer un appui et un lien avec le pôle Solidarité concernant : la gestion des signatures et parapheurs, les demandes de subventions, les commandes globales de fournitures, la diffusion d'informations concernant l'organisation de la collectivité ou des espaces de travail. - Informer sur les différentes thématiques des pôles - Recevoir, filtrer et transmettre des appels téléphoniques et des accueils physiques à l'échelle des Pôles - Renseigner, informer, orienter les interlocuteurs - Apporter un appui au sein ou en dehors des pôles - Participer activement et être force de proposition au sein de la communauté des assistantes pour harmoniser les pratiques, favoriser la bonne circulation de l'information - Se remplacer et se soutenir en étant un trio efficace et solidaire - Assurer l'accueil du Service Urbanisme occasionnellement - Assurer des remplacements ponctuels à l'accueil général de la collectivité ou auprès des assistantes des autres directions. - Contribuer de façon conviviale à l'esprit d'équipe et à la qualité de vie au travail - Être à l'écoute en s'adaptant aux divers modes de communication, tout en sachant relayer l'information et en étant au contact quotidien des équipes des Pôles - S'investir au sein de l'équipe - S'investir dans les événements organisés par les Pôles et/ou la collectivité CONDITIONS D'EXERCICE - Lieu de travail basé à Divatte-sur-Loire - Temps complet (35 heures) - Permis B indispensable
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 35H
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2251.74 Euros à 2329.45 Euros sur 12.0 mois
- Pc portable
- Chèque repas
- Déplacements
- Déplacements : Jamais
Profil souhaité
Expérience
- 5 An(s)Cette expérience est indispensable
Formations
- Bac ou équivalent - assistante gestion administrative Cette formation est indispensable
- CAP, BEP et équivalents - secrétariat communication Cette formation est indispensable
Compétences
- Aisance relationnelle, source de convivialitéCette compétence est indispensable
- autonomieCette compétence est indispensable
- capacité à créer et faire du lienCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- diplomatie, sens de la discrétionCette compétence est indispensable
- Esprit coopératif et solidaireCette compétence est indispensable
- esprit d'équipeCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- optimismeCette compétence est indispensable
- Planifier des rendez-vousCette compétence est indispensable
- qualité d'écoute et de médiationCette compétence est indispensable
- savoir être réactive et pro activeCette compétence est indispensable
- sens du service publicCette compétence est indispensable
Permis
- B - Véhicule léger
Savoir-être professionnels
- Avoir le sens du service
- Prendre des initiatives et être force de proposition
- Travailler en équipe
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Administration publique générale
Entreprise
COMMUNAUTE DE COMMUNES SEVRE ET LOIRE
200 à 249 salariés
Mme RECRUTEMENT SERVICE
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