Assistant(e) de formation (H/F) 93 - GAGNY
Offre n° 181NNNC
Assistant(e) de formation (H/F)
93 - GAGNY - Localiser avec Mappy
Actualisé le 23 septembre 2024
Intitulé du poste : Assistant(e) de Formation Service : Pôle Formation Mission principale : L'Assistant(e) de Formation est l'interface essentielle entre les stagiaires et l'équipe pédagogique. Il/elle assure la gestion administrative des dossiers des stagiaires et des formateurs et veille au respect qualité de la formation (qualiopi) ainsi qu'au bon déroulement des formations dont il/elle a la responsabilité. Activités et responsabilités : Accueil : Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs et stagiaires. Renseigner les interlocuteurs sur l'offre de formation et les conditions d'accès. Analyser et transmettre les messages lorsque l'interlocuteur n'est pas disponible. Participer activement aux journées portes ouvertes des établissements. Participe aux recrutements des formateurs Suivi administratif des formations : Formations intra-entreprises et appels d'offres : Collaborer à la réponse client pour les données administratives et financières du secteur. Participer à la mise en œuvre et au suivi des actions de formation en cas d'accord. Préparation et ouverture d'une formation : Constituer et suivre les dossiers administratifs des stagiaires (contrats, conventions, convocations, livret d'accueil, attestations, etc.). Saisir les informations dans le logiciel Digiforma. Assurer la transmission des documents relatifs aux formateurs (lettres d'engagement, fiches d'émargement, etc.). Elaboration des plannings de formation Suivi de la formation: Assurer le suivi des présences et transmettre les éléments aux financeurs (OPCo, Pôle emploi, Régions, etc.). Préparer, si nécessaire, les conventions de stage en entreprise. Rédiger les avenants et les saisir dans Digiforma. Fin de formation : - Etablit les attestations de fin de formation, relevés d'acquis, diplômes... - Procède au classement et à l'archivage des dossiers - Établir les attestations de fin de formation Gestion Financière : Élaborer la fiche financière de chaque action de formation. Saisir les éléments financiers dans Digiforma (conventionnement). Préparer et transmettre les éléments nécessaires à la facturation (contrats, conventions, chèques, relevés d'heures, fiches de paie, etc.). Établir les bilans financiers des actions, si nécessaire. Suivre les règlements des stagiaires individuels payants et effectuer les relances de premier niveau. Compétences Requises : Maîtrise des outils informatiques (Pack Office, Digiforma, Gmail, Drive). Capacité à travailler en autonomie et en équipe. Respect des règles de confidentialité. Disponibilité, rigueur, rapidité et précision. Avoir un bon sens de l'écoute et des qualités relationnelles. Savoir gérer les priorités et les imprévus. Critères de Performance : Maîtrise de la réglementation Qualiopi. Bonne connaissance de la structure et de ses services. Capacité à présenter une image positive de la structure. Communication rapide et précise des informations. Hiérarchisation des urgences et gestion efficace des imprévus. Maîtrise des outils informatiques et production de documents de qualité. Respect des réglementations et procédures internes. Cette fiche de poste détaille les missions et compétences attendues pour le poste d'Assistant(e) de Formation, avec un accent sur la rigueur administrative et la capacité à gérer les interactions entre stagiaires, formateurs et financeurs.
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Autre
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2500.0 Euros sur 12.0 mois
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone régionale
Profil souhaité
Expérience
- 3 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestionCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative d'une activitéCette compétence est indispensable
- Concevoir des supports de suivi et de gestionCette compétence est indispensable
- Contrôler la conformité des donnéesCette compétence est indispensable
- Législation socialeCette compétence est indispensable
- Réaliser des déclarations réglementairesCette compétence est indispensable
- Réaliser des entretiens de recrutementCette compétence est indispensable
- Suivre des actions de formation, de mobilité ou de reclassementCette compétence est indispensable
- Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuellesCette compétence est indispensable
Savoir-être professionnels
- Faire preuve d'autonomie
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Commerce de voitures et de véhicules automobiles légers
Entreprise
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