Assistant-e de direction (H/F) 34 - MONTPELLIER
Offre n° 181NVZN
Assistant-e de direction (H/F)
34 - MONTPELLIER - Localiser avec Mappy
Actualisé le 23 septembre 2024
Contexte du recrutement : Sous l'autorité de la Présidente, la Direction Générale des Services assure la direction, la coordination et le fonctionnement des services administratifs, financiers et techniques de l'université. Elle contribue à l'élaboration de la politique d'établissement dont elle assure la mise en oeuvre opérationnelle.L'assistant-e de la directrice générale des services participe à l'optimisation de la gestion des activités menées par l'équipe de direction de l'université. L'équipe d'appui administratif de la Présidence/Direction Générale des Services est composée de l'assistante de la Présidente, de l'assistant-e de la directrice générale des services, d'une chargée d'affaires administratives et de deux personnels d'accueil. Placé-e sous l'autorité hiérarchique directe de la DGS, l'assistant-e assure ses missions en binôme avec l'assistante de la Présidente. Missions : 1. Assurer le secrétariat de la directrice générale des services - Gérer l'agenda : planifier les rendez-vous, programmer et organiser les réunions - y compris sur le plan logistique -, préparer les fonds de dossier, assurer le suivi, - Prendre en charge, avec les directions support concernées, l'organisation et le suivi du Comité Social d'Administration et de la Formation Spécialisée, rédiger les compte-rendus de cette dernière, - Assurer le traitement et le suivi du courrier institutionnel, - Gérer la boite mail direction.générale : filtrer, orienter, renseigner, rappeler, préparer des réponses,- Assurer l'accueil physique et téléphonique : écouter et orienter les interlocuteurs internes et externes, - Planifier et organiser les déplacements, assurer le suivi des frais de mission. 2. Assurer le binôme avec l'assistante de la Présidente Le binôme partage la responsabilité du bon fonctionnement du secrétariat de direction : - échanger les informations pour avoir une connaissance mutuelle de l'avancement des dossiers - venir mutuellement en appui des activités, se remplacer quand nécessaire 3. Assurer le secrétariat de la cellule de crise Possibilité de prendre en charge la mission d'assistant-e de prévention Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables Première expérience au sein d'une direction d'établissement public. Rémunération Pour les personnels titulaires, par référence aux grilles de rémunération de la catégorie B Pour les personnels contractuels par référence à la grille de rémunération de l'université soit entre 1855€ brut mensuel et 1919 € brut mensuel en fonction de l'expérience acquise sur des fonctions similaires. Lieu d'exercice Campus Site Route de Mende MONTPELLIER
- Type de contrat
-
CDD - 12 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 37H20 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : entre 1855€ et 1919€ brut mensuel
Profil souhaité
Expérience
- 24 MoisCette expérience est indispensable
Formation
- Bac+2 ou équivalents - Assistant de direction Cette formation est indispensable
Compétences
- Archiver des dossiers et documents de référence
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Assurer un accueil téléphonique
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
Savoir-être professionnels
- Travailler en équipe
- Avoir le sens du service
- Faire preuve de rigueur et de précision
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
UNIVERSITE MONTPELLIER III PAUL VALERY
500 à 999 salariés
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