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Secrétaire administratif et logistique polyvalent (H/F) 25 - BESANCON
Offre n° 182TVGC
Secrétaire administratif et logistique polyvalent (H/F)
25 - BESANCON - Localiser avec Mappy
Actualisé le 16 octobre 2024
1. Définition de la fonction : Au sein du Pôle prévention promotion de la santé, le/la secrétaire intervient plus particulièrement dans la réalisation des tâches de coordination administrative et logistique sur les programmes de prévention à destination des retraités et d'accueil téléphonique. Compétences requises : Savoir et savoir-faire : - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel.) - Maîtrise des outils collaboratifs (Office365.) - Maîtrise des techniques de communication et de l'information - Rigueur et organisation, notamment dans le respect des délais impartis - Capacité de gestion administrative, logistique - Compétences rédactionnelles, notamment respect des règles grammaticales et orthographiques - Accueil téléphonique (appels entrants et sortants) et gestion des inscriptions Savoir être : - Réactivité - Polyvalence - Discrétion - Sens de l'organisation et gestion des priorités - Aisance relationnelle - Adaptabilité Contraintes particulières : Disponibilité 2. Activités : - Actions dominantes : assurer la logistique des actions - Concernant la programmation des ateliers en présentiel et en distanciel - Vous êtes en charge de l'accueil téléphonique, de l'information et la mobilisation/promotion du dispositif (appels entrants et sortants) - Vous préparez divers courriers et/ou emailing pour les relais locaux (mairies, associations, .) et pour les seniors bénéficiaires des actions - Vous réalisez du publipostage ou de la gestion d'emailing - Vous créez des dossiers de suivi logistique des ateliers sur informatique - Vous gérez les impressions, et tirages de photocopies - Vous élaborez les calendriers prévisionnels en lien avec les coordonnateurs - Vous contactez : - les partenaires (réservations de salles, modalités de remise des clefs, etc.) - les prestataires (animateurs et intervenants) pour valider les calendriers et élaborer les conventions - Vous faites de la saisie sur les différents logiciels de suivi administratif (Prosper, ABJ report) Dans le cadre du lancement des ateliers et suivi des ateliers en cours - Vous êtes en charge des appels entrants et sortants - Vous préparez, les impressions et l'envoi des conventions d'interventions prestataires - Vous transmettez les informations logistique ateliers aux interlocuteurs concernés (animateurs, coordonnateurs) - Vous préparez les dossiers animateurs et coordonnateurs (documents, livrets pédagogiques.) - Vous mettez à jour des listes de participants et des dossiers de suivi logistiques sur informatique - Vous saisissez et faites des extractions de données : questionnaires d'évaluation, assiduité, etc. - Vous contactez les animateurs sur le déroulement du module et son suivi avec le chargé de projets - Vous traitez les dossiers retournés par les animateurs en fin de module - Vous gérez les stocks de documents et supports pédagogiques, commandes Actions secondaires : - Vous êtes en charge de l'accueil/l'émargement et l'assistance aux coordonnateurs lors d'évènements de promotion du dispositif - Vous participez aux réunions des différentes commissions et groupes de travail internes et externes pour lesquelles vous êtes mandaté - Vous pourrez être sollicité(e) pour intervenir afin de présenter le programme aux participants et partenaires locaux. 3. Divers : CDI - période d'essai 3 mois renouvelable 1 fois CCN Mutualité - T1 Salaire : 24 600€ bruts annuels pour un ETP Disponibilité du poste : mi-novembre Déplacements ponctuels sur le département Horaires fixes / temps complet par semaine Poste basé sur l'antenne prévention de Besançon Avantages collectifs / Chèques déjeuners / Mutuelle / Télétravail selon charte
- Type de contrat
-
CDI
Contrat travail - Durée du travail
- 35H Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Annuel de 23460.0 Euros sur 12.0 mois
- Chèque repas
- Mutuelle
- Déplacements
- Déplacements : Ponctuels Zone départementale
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Formations
- Bac+2 ou équivalents - Secrétariat / Assistanat
- Bac+2 ou équivalents - Gestion administrative/commerciale
Compétences
- Accueillir, orienter, informer une personneCette compétence est indispensable
- Assurer la gestion administrative d'une activitéCette compétence est indispensable
- Classer des documentsCette compétence est indispensable
- Gestion administrative du courrierCette compétence est indispensable
- Mettre à jour un dossier, une base de donnéesCette compétence est indispensable
- Planifier des rendez-vous
Savoir-être professionnels
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Faire preuve de réactivité
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
Informations complémentaires
- Qualification : Technicien
- Secteur d'activité : Autres assurances
Entreprise
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