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Assistant.e administratif.ve et pédagogique - F/H (H/F) 93 - BOBIGNY
Offre n° 183BFTW
Assistant.e administratif.ve et pédagogique - F/H (H/F)
93 - BOBIGNY - Localiser avec Mappy
Actualisé le 21 octobre 2024
Intitulé du poste : Assistant.e administratif.ve et pédagogique - F/H Catégorie : B Quotité d'affectation sur le poste : 100% Contexte de travail Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny Composante / Service : UFR SMBH / DUMG Composition du service (effectifs) : 3 Fonction d'encadrement : non Rattachement hiérarchique : Directrice administrative de l'UFR SMBH Rattachement fonctionnel : Directeur du DUMG Description du poste : missions et activités Assistant.e administratif.ve et pédagogique du directeur du Département Universitaire de Médecine Générale. Activités Scolarité Suivre les affectations ARS et des inscriptions en 3ème cycle et années supérieures Diffuser les états des inscrits à l'ARS, à l'AP-HP et à la Coordination Ile-de-France Organiser la journée d'accueil des nouveaux arrivants Accueil des étudiants en difficulté Commission d'enseignement Participer à la construction du planning enseignant : extraction des disponibilités, création Mettre en ligne les informations sur le site internet du DUMG et effectuer les mises à jour Organiser et suivre la composition des groupes de GEPRI : suivi des inscriptions, envoi des convocations selon rotation, suivi des évaluations des enseignements Suivre et gérer les absences : justificatifs, relances Suivre et gérer les heures complémentaires des enseignants Commission de certification Participer à la procédure d'invalidations semestrielles : recensement de la non-conformité liée aux obligations pédagogiques. Planifier les convocations individuelles. Réaliser les procès-verbaux, transmet pour validation à la direction de l'UFR. Communiquer les invalidations prononcées aux étudiants, la Coordination inter régionale de MG, l'ARS et l'AP-HP Assistanat de direction Prise de notes et réalisation des comptes-rendus de réunions Gestion des bases de données internes et externes Réponses aux audits et demandes de statistiques Accueil physique et téléphonique Gestion d'agendas Traitement des mails Aide à la prise de décisions Représentation du département dans des réunions extérieures Proposition de projets Référent site de médecine générale Ile-de-France Lien avec les chefs de service hospitaliers dans situations problématiques Gestion et suivi des dossiers juridiques Organisation de colloques, de séminaires, de réunions de formations des maîtres de stages, . Campagnes de communication Mise en place des réformes, application des nouveaux textes Interface entre l'administration universitaire et le DUMG Partenariat avec les autres départements régionaux et nationaux Gestion du courrier entrant et sortant, des parapheurs Outils spécifiques à l'activité Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : Apogée, E-candidat, HyperPlanning, Etudes en France, et les logiciels courants de la bureautique (Word, Excel, .)
- Type de contrat
-
CDD - 36 Mois
Contrat travail - Durée du travail
- 36H15 Travail en journée
- Salaire
- Salaire brut : Mensuel de 2000.00 Euros sur 12 mois
Profil souhaité
Expérience
- 2 An(s)Cette expérience est indispensable
Compétences
- Classer des documents
- Gestion administrative du courrier
- Mettre à jour un dossier, une base de données
- Planifier des rendez-vous
Informations complémentaires
- Qualification : Employé qualifié
- Secteur d'activité : Enseignement supérieur
Entreprise
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