L'ESRP AUXILIA propose des formations pour 120 personnes en reconversion orientées par la Maison Départementale des Personnes Handicapées (MDPH). Nous recrutons pour un poste en CDD de remplacement à temps plein un.e Secrétaire pédagogique : Activités de l'emploi : * Accueil téléphonique et physique - Rédiger et transmettre des messages - Transmettre à l'équipe des demandes internes et externes - Renseigner les interlocuteurs * Visite de centre - Mettre en forme le tableau récapitulatif des visiteurs - Imprimer les livrets d'accueil et fiches d'accueil, livret de présentation - Préparer la fiche d'émargement - Accueillir les visiteurs, aider à remplir la fiche d'accueil - Préparer et envoyer les lettres de remerciement - Saisir les fiches d'accueil sur Astagia et scanner celles remplies par les personnes - Classer les fiches d'accueil - Convoquer les candidats aux tests de positionnement * Admission - Gérer la réception et l'enregistrement des dossiers de candidatures transmis par la MDPH et convoquer les personnes aux tests de positionnement. - Convoquer les candidats suivant un planning avant l'entrée en formation - Créer les dossiers stagiaires et de la section - Créer et envoyer les avis d'entrée aux organismes et stagiaires - Traiter les dossiers sur DEFI * Optimisation du suivi administratif et pédagogique des parcours stagiaires - Recevoir les stagiaires tout au long de la formation - Suivre mensuellement les rémunérations stagiaires - Gestion des feuilles de présences, demandes d'absences, justificatifs et aménagements de parcours, projet personnalisé - Faire les déclarations d'accident de travail et de trajet des stagiaires - Traiter administrativement les arrêts maladie des stagiaires et les accidents de travail (attestations de salaires) - Établir les conventions de stages et avenant, états de présence et lettres de remerciement - Établir diverses attestations pour les stagiaires -Mettre en forme et envoyer aux organismes et stagiaires les arrêts de formation - Préparer et transmettre les documents de fin de formation aux organismes et stagiaires - Préparer et transmettre les bilans de fin de préparatoire, fin de formation aux organismes - Classer les différents documents administratifs dans les dossiers - Traiter les notifications de parcours et RQTH (Astagia, Via Trajectoire et Excel) - Accompagner les stagiaires dans leurs démarches administratives - Mettre à jour le tableau de gestion des notifications - Surveiller les tests de positionnement - Accompagner un stagiaire ayant besoin d'une assistance médicale - Affranchir le courrier * Organisation du temps de travail sur l'ESRP : Planning des tâches à organiser en fonction des calendriers (sorties et entrées de groupes, projets.). Liens fonctionnels et hiérarchique : - Rattachement hiérarchique et fonctionnel au responsable pédagogique - La secrétaire pédagogique collabore avec l'ensemble de l'équipe * Expérience Expérience professionnelle récente de 3 ans dans le métier du secrétariat. * Capacités requises Sens de l'accueil, de l'organisation et de l'initiative, rigueur, savoir travailler en équipe, bon rédactionnel * Formation et connaissances Titulaire d'un diplôme de niveau Bac en lien avec le secrétariat. La connaissance des publics en difficultés serait un plus. * Prise en charge du transport quotidien à hauteur de 50%