L'UFR de médecine de la Faculté de Santé d'Université Paris Cité, issue de la fusion des UFR de médecine Paris Centre et Paris Nord comprend environ 1 400 enseignants-chercheurs (essentiellement hospitalo-universitaires) et 500 BIATSS. Environ 25 000 étudiants y sont inscrits et la recherche conduite dans ses unités de recherche représente près de 25% du potentiel de recherche de l'Inserm. Elle est répartie sur six sites principaux, Bichat, Cochin, les Cordeliers, Necker, Saint-Louis et Villemin. Placée sous la responsabilité d'un directeur d'UFR, Doyen, elle comprend une direction administrative et un ensemble de services administratifs et techniques. La définition d'une organisation pérenne est effectuée en concertation, dans le cadre de la construction de l'ensemble de l'université. Dans ce contexte de fort développement et d'évolution réglementaire importante, les postes administratifs et de recherche au sein de l'UFR de médecine sont en soutien aux orientations stratégiques de la Direction - fortement impactées par des projets d'ampleur Fusion d'UFR, refonte de la pédagogie, Campus Nord, simulation en santé iLumens, au service de la communauté étudiante, d'enseignement et de recherche. Résumé du poste: En tant qu'assistant.e de direction au sein de l'UFR de médecine de l'Université Paris Cité, vous aurez en charge l'optimisation de la gestion de l'activité de la Doyenneet du Directeur administratif (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Vous aurez la responsabilité de l'organisation, la coordination et la diffusion des informations internes et externes, parfois extrêmement confidentielles, liées au fonctionnement de l'U.F.R dans ce contexte multi-sites de fort changement. Collaborateur.trice de confiance de la direction de l'UFR, vous assurez le suivi complet de dossiers spécifiques tels que le secrétariat de la commission de cumul des personnels hospitalo-universitaires, l'organisation le suivi d'instances dont le conseil de gestion et éventuellement d'évènements spécifiques. Vous serez hiérarchiquement rattaché.e au Directeur administratif. Descriptif des activités: 1. Secrétariat Organiser, gérer et mettre à jour la messagerie électronique et les agendas du directeur de l'UFR, la Doyenne et du directeur administratif de l'UFR en cohérence avec les agendas des vices-doyens, des présidents des instances/départements de l'UFR et des deux directeurs administratifs adjoints. Organiser et préparer les déplacements de la direction de l'UFR et notamment du Doyen et du Directeur administratif (itinéraires, vols, hôtels, notes de frais, etc.). Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes Assurer les prises de rendez-vous Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques Suivre la circulation des parapheurs Assurer la gestion du stock des fournitures du cabinet de Direction (bureautiques, photocopieur) 2. Gestion administrative - Organiser, préparer les réunions et notamment les conseils de gestion - instance principale de gouvernance de l'UFR en lien avec la planification des autres instances importantes de l'UFR (conseil pédagogique et conseil scientifique) en cohérence avec les instances de l'Université. Être en alerte sur les échéances liées aux responsabilités/obligations de la direction administrative en lien avec la vie de l'UFR dans un contexte extrêmement contraint par les obligations réglementaires (rapprochement d'université, d'UFR, évolution des études en santé et en recherche) Produire les documents supports (règlement intérieur de l'UFR, grands processus de l'activité du cabinet de direction) et les comptes rendus de réunions à partir d'instructions orales ou manuscrites tout en organisant leur classement et leur dématérialisation - Apporter une assistance pour le suivi