L'UFR de médecine d'Université Paris Cité forme des étudiants au métier de médecin, propose des formations en Licence et en Master et accompagne l'universitarisation des formations liées aux soins et à la rééducation. L'UFR est rattachée à 12 hôpitaux franciliens. Ses principaux hôpitaux de rattachement ou conventionnés sont les GH HUPO, HUPC, Necker- enfants malades, Ste Anne. La recherche à l'UFR de médecine est structurée en 7 Instituts (Institut Cochin, PARCC sur le site de l'HEGP, Imagine et INEM sur le site de Necker-Enfants Malades, IPN sur le site de Sainte-Anne, CRESS sur le site de l'Hôtel-Dieu, Centre de Recherche des Cordeliers) et une structure fédérative de recherche (SFR Necker). Descriptif des activités: - Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels/ services) et externes (usagers) - Veiller au bon fonctionnement des stages obligatoires et non obligatoires des étudiants en médecine - Organiser les campagnes de choix de stage en présentiel ou paramétrer leurs équivalents sur les outils dématérialisés - Organiser les affectations de stage avec la collaboration et l'appui de personnels hospitalouniversitaires (chef de service, chef de clinique assistant, professeur hospitalo-universitaire, secrétaire universitaire, médicale...) - Accompagner, former les utilisateurs (étudiants et enseignants- évaluateurs) à la prise en main des outils - Assurer les rappels d'évaluation et de validation de stage auprès des encadrants - Gérer les conventions de stage - Rendre compte et élaborer des processus de suivi. - Contribuer au fonctionnement du circuit de l'affectation, à la mise en stage des étudiants et assurer leur suivi - Valider les affectations dans les outils et se charger des notifications aux étudiants - Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données - Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur S électionner et diffuser de l'information en interne et en externe - Veiller au bon fonctionnement des stages obligatoires et non obligatoires des étudiants en - Activités annexes commune au service de Scolarité comme la surveillance des examens en cas de nécessité - Assurer l'interface avec le Service des Relations Internationales pour les stages des étudiants étrangers au sein de l'UFR et des étudiants de l'UFR au sein d'établissements étrangers - Gérer les demandes de stages INTER-CHU Connaissances: - Organisation et fonctionnement de l'Enseignement Supérieur en général - L'offre de formation des diplômes de Santé - Les modalités de fonctionnement et de gestion du service public - La réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux étudiants Savoir-faire - Compétences opérationnelles: - Maîtrise des outils bureautiques : Word / Excel / Outlook - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité - Mettre en œuvre une démarche qualité Savoir-être - Compétences comportementales - Réactivité - Sens de la confidentialité - Capacité de prospective - Rigueur - Sens de l'organisation - Bon relationnel - Aimer rendre service Niveau de diplôme souhaité: Niveau IV - Baccalauréat ou diplôme équivalent