Le Département de la Vienne recrute par la voie contractuelle pour une période de 3 mois, un.e assistant.e administratif.ve auprès de la Direction Générale Adjointe des Solidarités située 39 rue de Beaulieu à Poitiers. La personne recrutée sera rattachée : - Pour 1 ½ temps au Directeur Enfance Famille - Pour 1 ½ temps à la responsable du service des établissements et du schéma de l'enfance Les activités : Gérer le secrétariat du Directeur Enfance Famille : - Accueil téléphonique - Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d'agenda et déplacements - Gestion du courrier arrivée et départ - Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions - Gestion du temps de travail sur l'application dédiée - Suivi des fiches hebdomadaires des services - Mise à jour des organigrammes de la direction - Suivi administratif des stagiaires de la direction - Transmettre les frais de déplacements à la signature du directeur - Organiser des évènements, colloques, formation : réservation de salles, coordination de l'organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence. - En binôme avec le secrétariat ASE : - Remplissage du tableau de rémunération des astreintes en lien avec le secrétariat ASE - Mise à jour du tableau de gestion des places ASE - Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l'astreinte ASE - Téléphone lors des absences Missions relevant du service des établissements et du schéma de l'enfance - Accueil téléphonique - Prise de messages, organisation de rendez-vous, de réunions, gestion d'agenda et déplacements - Gestion du courrier arrivée et départ - Gestion du temps de travail sur l'application dédiée - Rédiger et saisir des courriers, notes, rapports et compte rendu de réunions - Organisation matérielle pour les nouveaux arrivants : informatique, fournitures.. - Saisir les rapports présentés aux élus sur le logiciel dédié - Informe les établissements, lieux de vie et d'accueil et services de changements de réglementation et informations générales, en lien avec la responsable du service - Suivre l'activité mensuelle des établissements et services - Organiser les appels à projet - Traiter des demandes de subventions : analyse des demandes, rédaction des rapports, suivi des conventions, en lien avec la responsable du service été le Directeur Enfance Famille - Traiter les demandes d'extrait de casier judiciaire des salariés des établissements et lieux de vie et d'accueil - Suivi du dépôt des Evènements Indésirables Graves - Présenter les arrêtés et conventions au contrôle de légalité et les diffuser - Etablir le tableau hebdomadaire des capacités des établissements pour l'astreinte ASE - Prend en charge l'archivage des dossiers du service, en lien avec les autres agents - Organiser les séances de l'Observatoire Départemental de la Protection de l'Enfance : réservation de salles, coordination de l'organisation matérielle avec les services dédiés, convocations, états de présence.