Intitulé du poste : chargé(e) de l'administration des ventes (ADV) Périmètre fonction : fonctions support - direction générale Votre mission : sécuriser les aspects administratifs du cycle de vente. contexte : dépôt d'appels d'offres et gestion des contrats clients dans le cadre des marchés publics ou de négociations en gré à gré via des plateformes dématérialisées indications volumétriques : plus de 200 marchés gérés par an, dont une centaine débouchant sur des contrats fonction pivot : au carrefour de la direction, des consultants rédacteurs, des partenaires et des autres fonctions support fonction clé : respect scrupuleux des échéances de dépôts d'offres commerciales, garantie de la qualité des données commerciales dans les SI Les activités « cœur » du poste 1) Gérer le dépôt des offres commerciales de l'entreprise - télécharger quotidiennement les documents relatifs aux appels d'offres et les enregistrer dans notre CRM Dynamics 365 (D365) - analyser les règlements de consultation et transmettre aux rédacteurs les informations nécessaires pour préparer le dossier administratif - produire à la demande une sélection de références ou aider à la mise en forme des CV et références - préparer l'ensemble des pièces administratives, en lien avec des partenaires si nécessaire - rappeler aux rédacteurs les exigences attachées aux accords-cadres pour la réponse à des marchés subséquents (clause sociale, seuils, etc.) - vérifier la conformité (mise en forme, respect de la charte graphique) et la cohérence des éléments budgétaires - déposer l'offre et respecter l'heure de dépôt - assurer la disponibilité des attestations à jour (Urssaf, Impôts, Assurances, Agefiph, etc.) 2) Animer le suivi des offres déposées - suivi des offres déposées : relancer les clients pour obtenir des informations de décision, demander des scores de notation, et benchmarker la concurrence - mettre à jour continuellement les informations de D365 3) Sécuriser la contractualisation des missions une fois les offres retenues - informer le service comptable de la signature de nouveaux contrats - obtenir la signature des actes d'engagement et contrats au démarrage des dossiers - enregistrer et archiver toutes les pièces contractuelles dans D365 - sécuriser la contractualisation de nos engagements avec nos partenaires Les activités « secondaires » du poste A. Gérer la facturation clientèle des filiales Boumendil et Didaction B. Support opérationnel du bureau parisien - suivi et gestion des fournitures de bureau - supervision de la maintenance et de la sécurité des locaux (réparations, nettoyage, aménagement des espaces de travail) - accueil et intégration des nouveaux collaborateurs en coordination avec le RRH - force de proposition pour le bien-être collectif : proposer des projets et idées facilitatrices, mettre en place des process pour maintenir un excellent niveau d'organisation, et participer à l'organisation de moments de convivialité au sein des locaux ou en dehors C. Gérer nos formations clients dans le SI Digiforma (activité marginale) - déclarer dans Digiforma toutes les formations réalisées pour nos clients - éditer les conventions, convocations, feuilles d'émargement, questionnaires d'évaluation, et attestations de fin de formation