Direction communication et affaires générales Poste partagé entre les services développement économique, ville intelligente et affaires générales : Missions principales services développement économique et ville intelligente : Assurer l'accueil, la gestion du courrier, le suivi administratif des délibérations et décisions en relation avec le service des assemblées, Gestion des agendas de la direction des services développement économique et ville intelligente (planification, gestion et organisation de rendez vous, organisation des déplacements .), Suivi des dossiers et projets en cours, appui à l'organisation d'événements et de manifestations (salons, colloques .) des services développement économique et ville intelligente. Missions ponctuelles : Accueil à la Maison des Entreprises Missions principales affaires générales : Accueil Orientation des visiteurs, élus, partenaires, . Appels téléphoniques : gestion du standard, prise de message Réception des livraisons, dispatch aux destinataires Gestion de l'affichage à l'accueil, informations et documents mis à disposition du public Gestion du courrier / mails / parapheurs Enregistrement du courrier arrivé (scan), factures (scan), parapheurs et dispatch Enregistrement du courrier départ La Poste, courriers internes, parapheurs Distribution journaux auprès des services Boite mail « contact » : dispatch aux services, réponse aux demandes Logistique interne Gestion des salles : accès, réservation, armoire à clés Flotte véhicules du siège : réservation, veille stationnement, déplacement, signalement des anomalies aux services compétents Préparation roulage : diffusion de supports de communication aux villes Assistance photocopieurs, machine à café et ascenseur : signalement au prestataire, . Maintenance bâtiment du siège : Signalement des anomalies et petits travaux Assistanat Traiteurs : gestion des approvisionnements (devis, suivi, commande), suivi stock Commande et suivi stock : fournitures, papeterie, produits « Covid », boissons, gâteaux En lien avec les services (publipostage, mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers .) Missions ponctuelles Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux Aide auprès des services (mise sous pli, saisie de données, gestion de fichiers .) Surveillance stationnement / parc véhicule Appartenance à un ou des groupes de travail : Groupe prévention des risques Votre profil Formation Niveau BTS services accueil assistance Expérience Expérience sur un poste similaire appréciée Savoir-faire Maitriser les outils bureautiques Word, excel, ppt Savoir travailler en équipe Maitrise des outils numériques Culture générale Organigramme Techniques rédactionnelles Savoir-être Sens de l'accueil Bonne présentation Qualités relationnelles Rigueur Esprit d'équipe Conditions d'emploi Cycle de travail Poste à 36h /semaine Contrainte(s) liée(s) au poste Encadrement de stagiaires Nombre de jours de congés 25 jours de congés, 6 RTT et 2 jours de fractionnement sous condition Avantages Participation de la Ville à la mutuelle et au contrat collectif Prévoyance Remboursement des frais de transport en commun à hauteur de 75% Possibilité d'adhérer à la Caisse d'Entraide (prestations sociales et loisirs)