Profil complet sur le site de l'UCA : 2024115B3 MISSIONS ET ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : L'Université Clermont Auvergne (UCA) se distingue par sa communauté dynamique de plus de 36 000 étudiants, 2 000 enseignants et chercheurs, ainsi que 1 500 personnels techniques et administratifs. L'UCA est une université territoriale qui jouit d'une réputation tant nationale qu'internationale entretenant de forts liens avec son environnement socio-économique et culturel, sa gamme étendue de disciplines de recherche et d'enseignement. En 2022, l'UCA a intégré le « top 17 » des universités françaises titulaires d'un label d'excellence, avec pour thème identitaire fédérateur : concevoir des modèles de vie et de production durables. Découvrez l'Université Placé-e sous l'autorité directe de la Directrice Administrative, le/la technicien-ne en gestion administrative assure les fonctions d'assistanat de direction de la Directrice Administrative des UFRs de Médecine et de Pharmacie et de son adjointe. ACTIVITES ESSENTIELLES : - Assister la Directrice Administrative dans l'organisation quotidienne de son travail notamment concernant les dossiers récurrents et ponctuels (ex : élections des UFRs) - Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions - Préparer les documents de réunion, organiser les déplacements - Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat - Gérer les agendas et les messageries institutionnelles - Contrôler les parapheurs avant signature (régularité du signataire) - Préparer la lettre mensuelle (RH, Sécurité, Administrative, Locaux) - Suivre des signatures des conventions UFRs - Appuyer la responsable administrative adjointe dans les tâches administratives RH (classement, suivi des heures supplémentaires, tableaux de bords, statistiques,) - Appuyer la responsable administrative adjointe dans l'organisation des recrutements - Gestion de la flotte de PC portables dans le cadre du télétravail occasionnel - Mettre à jour les listes de diffusion - Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs externes et internes - Classer et archiver les documents administratifs - Participer aux auctivités générales de service de la formation (concours et examens) et des composantes (JPO, AuverSup,.) COMPETENCES REQUISES : Connaissances : - Environnement et réseaux professionnels : modes de fonctionnement des administrations publiques - Techniques d'élaboration de documents - Techniques d'accueil téléphonique et physique - Techniques de communication Compétences opérationnelles : - Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe - Savoir rendre compte - Communiquer et faire preuve de pédagogie - Mettre en œuvre des procédures et des règles - Travailler en équipe - Utiliser les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité (ADE) - Rédiger des rapports ou des documents de synthèse - Savoir construire des tableaux de bord (excel) - Respecter les délais et aléas Compétences comportementales : - Sens de la confidentialité - Sens des priorités - Sens de l'organisation - Réactivité - Autonomie PREREQUIS/FORMATION souhaitée BTS Assistant de direction, Gestion PME, domaine juridique. SPECIFICITES / CONTRAINTES DU POSTE : - Rémunération : Base INM 373 soit 1836.20€ brut mensuel - Contrat de travail : 35h00 hebdomadaires - Déplacement possible dans les centres d'examens - Horaires à adapter selon les périodes de fortes activités (ponctuelles ou anticipées) - Manutention possible - Participation aux frais de transports en commun - Aménagement du temps de travail : https://www.uca.fr/universite/travailler-a-luca/services-aux-personnels - Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois - Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents (https://class.uca.fr/)