Poste à pouvoir au 2 décembre pour un remplacement ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE : o Accueillir et renseigner les visiteurs (admissions, fonctionnement de l'EHPAD, questions diverses) o Assurer la permanence téléphonique ; o Réceptionner, répondre et/ou orienter en fonction de la demande les mails reçus sur la messagerie générique de l'EHPAD ; o Répondre aux demandes des usagers, des familles, des professionnels et des fournisseurs et savoir, au besoin, les orienter vers le bon interlocuteur. o Assurer la gestion du courrier destiné à l'EHPAD et réaliser la distribution du courrier destiné aux résidents si nécessaire. o Réceptionner les colis et les distribuer dans les services concernés. GESTION DES DEMANDES D'ADMISSION ET DES DOSSIERS DES RESIDENTS : o Réceptionner les demandes d'admission sur le site ViaTrajectoire o Vérifier la complétude du dossier administratif de demande d'admission et solliciter l'interlocuteur de la demande, le cas échéant ; o Présenter le dossier d'admission à la Direction pour validation lors de la commission d'admission ; o Réaliser l'admission administrative du résident après accord de la commission d'admission et en assurer la mise à jour ; o Mettre en place le dossier administratif du résident et mettre à jour les données dans les différents logiciels (TITAN, BL Résidents). o Accompagner ou orienter, si besoin, les résidents ou leurs représentants légaux dans la constitution des dossiers de demande d'aide sociale à l'hébergement et de demande d'APL. o Assurer le lien avec la Trésorerie pour les dossiers d'admission (facturation) SECRETARIAT GENERAL DE L'EHPAD : o Gérer la communication interne via l'affichage (menus, liste des résidents, informations diverses ...) et l'envoi de mails institutionnels à la demande de la Direction. o Gérer la communication aux familles, aux prestataires et aux visiteurs à la demande de la Direction ; o Assister la Direction dans l'organisation et le suivi des réunions (envoi des convocations et des comptes-rendus CVS et CA, réunions diverses). o Assurer l'archivage régulier des dossiers et le classement ; o Réceptionner et classer dans les dossiers résidents : les polices d'assurance responsabilité civile des résidents, les cartes de mutuelle réactualisées et tout document en lien avec l'hébergement du résident. ENVOYER CV ET LETTRE DE MOTIVATION