Dans le cadre de son développement, structure d'autonomie à domicile recherche un/une assistant(e) administratif(ve). OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE Missions administratives et comptables variées : secrétariat-comptabilité-suivi de dossiers Accueil physique et téléphonique - planning et suivi des prises en charge Ce poste nécessite une polyvalence. MISSIONS GENERALES DU POSTE Accueil physique et téléphonique (conformément aux consignes générales et procédures internes) Gestion du standard (Programmation et déprogrammation du standard, écoutes et transfert des messages, vérification de leur prise en compte par chaque intéressé, suivi du cahier de messages) Réception, traitement et diffusion de l'information Réalisation de divers travaux de bureautique Suivi et mise en forme des dossiers administratifs (déplacements éventuels) Permanences Gestion des congés Exécution et suivi des procédures et décisions de la direction et de l'encadrement. Planning et suivi des plannings (absences, remplacements, réclamations.), Gérer les réclamations Effectuer les encaissements, faire un suivi et remettre un reçu Poster le courrier , dépôt de dossier Suivi du stock .. ACTIVITES ET TACHES RELATIVES AU POSTE Quelques exemples de tâches : Accueil téléphonique et physique Gestion du standard : réception des appels, prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements Réception, traitement et diffusion de l'information : enregistrement du courrier départ/arrivé, Transmission aux services, envoi du courrier, diffusion de l'information en général Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendus, procès-verbaux, rapports.) Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus. Tri, classement, archivage, numérisation, Suivi des dossiers Passer les consignes de la direction Suivi et mise en forme des dossiers administratifs Mise à jour et classement de la documentation professionnelle, Gérer l'agenda et l'emploi du temps quotidien du dirigeant (prise de RDV, courriers, courriels, congés.) Soutien à l'encadrement Établissement de tableaux de bord d'activité, Préparer et organiser la logistique des différents événements professionnels Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers. Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting.). . COMPETENCES REQUISES SAVOIRS Connaissance de l'environnement institutionnel, de l'aide sociale en général, du public et des prestations proposés par la structure Connaissances des outils de bureautique et informatique et ceux propres à la structure Connaissance du livret d'accueil et des circulaires, du livret de procédures internes Connaissance de base en comptabilité Connaissance experte des outils de bureautique Maitrise des techniques de recherches documentaires Expérience préalable dans un rôle similaire appréciée Excellentes compétences en communication écrite et verbale Capacité à travailler de manière autonome et en équipe Sens de l'organisation et gestion des priorités Savoir-Faire et Savoir-être Etre souriant et aimable Respecter les consignes de la direction Savoir travailler en équipe Savoir s'organiser et gérer les priorités Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les bénéficiaires, intervenants ou autres Savoir prendre des notes Savoir s'adapter à différents interlocuteurs Etre polyvalent Accueillir le public avec amabilité Gérer les situations de stress Respecter la confidentialité savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique En cas d'intérêt pour cette offre vous êtes invité à nous rencontrer le 27 Novembre à la Place de l'Emploi - Station BANCOUL du téléphérique de Saint-Denis.