Métier historique de Galyo, la gestion de copropriété repose sur une parfaite connaissance du parc immobilier géré. Rattaché(e) à un gestionnaire, nous souhaitons intégrer un(e) assistant(e) syndic qui rejoindra notre équipe. Chaque copropriété dispose d'une équipe 100% dédiée, composée d'un gestionnaire, d'un assistant et d'un comptable. Vos principales missions seront de : - Répondre au téléphone et traiter les appels par des actions adéquates et circonstanciées - Accueillir les clients et les entreprises, - Gérer les rendez-vous avec le gestionnaire, en interface avec les clients et autres fournisseurs (en utilisant le logiciel des plannings Outlook), - Traiter le courrier papier et mails ; répondre ou transmettre à l'interlocuteur adéquat. Cerner les priorités et les actions attendues, - Gérer le personnel des immeubles et les prestataires sous contrat, - Préparer les convocations des AG : ordre du jour, rédaction du contrat de syndic - Diffuser le PV aux copropriétaires, traiter les décisions, questions diverses et travaux approuvés - Faire les demandes de devis / commandes, communiquer auprès des copropriétaires, propriétaire, locataires, - Assurer la correspondance avec le conseil syndical lorsqu'il a reçu un mandat de l'AG, - Collecter de la part des copropriétaires les informations nécessaires à la souscription de l'emprunt collectif, - Assurer le suivi du dossier avec la banque en charge de cette proposition d'emprunt, - Gérer les sinistres : déclaration, commande et suivi des travaux, - Vérifier et codifier les factures, - En gestion locative ; assurer le lien avec le propriétaire bailleur : réaliser les devis, suivre les commandes de travaux, assurer le suivi de la facturation, le lien avec le service location, le service comptabilité et le service contentieux. Logiciels utilisés : Thetra