Vous travaillerez au sein du service culture, patrimoine et tourisme. Missions - activités - Gestion de l'agenda du directeur - Accueil physique et téléphonique du secrétariat de la direction - Traitement du courrier « arrivée » et des courriels sur l'adresse générique de la direction (enregistrement, diffusion pour suivi.) - Référent des courriers signalés pour la direction : suivi dans logiciel métiers et lien avec les rédacteurs en charge de la réponse - Traitement et diffusion des informations internes et externes. - Organisation des rendez-vous et réunions du directeur (préparation des documents dont invitations, dossiers, supports de présentation, compte-rendu et relevés de décision, réservation et organisation logistique des salles et du matériel) - Rédaction de courriers standards, mise en forme de notes internes, compte rendus et rapports - Élaboration et suivi de tableaux de bord - Gestion des commandes en fournitures de bureau pour la direction Secteur vie culturelle : programmation des expositions (hôtel Rochegude) Sous l'autorité de la responsable du service vie culturelle : - Préparation des commissions de sélection, enregistrement et suivi des demandes d'expositions - Élaboration de la programmation annuelle - Gestion des conditions administratives et juridiques d'accueil des exposants dans les espaces mis à disposition : établissement des conventions et règlement intérieur - Organisation des visites et états de lieux avec les exposants, remise des clés. - Explication des équipements de mise en valeur de œuvres (éclairage, accrochage), des dispositifs d'alarme, d'évacuation et d'entretien - En lien avec les exposants et les services municipaux compétents, préparation et suivi des éléments de communication pour promouvoir les expositions (magazine municipal, kakemonos, fiches de prise de parole des élus) - Aide à l'organisation des vernissages auprès des exposants Secteur patrimoine-UNESCO-relations internationales Sous l'autorité du responsable du service patrimoine : - Organisation des comités de biens Cité épiscopale et Mappa Mundi et des autres événements organisés par la direction (colloques, conférences.) : gestion administrative et logistique - Participation à l'organisation des journées européennes du patrimoine : accueil du public - Contribution à l'organisation des conditions d'accueil des délégations Projet Escale Lapérouse En appui de la cheffe de projet : - Contribution ponctuelle à l'organisation administrative et logistique de certaines réunions importantes dont les comités scientifiques et à l'accueil de personnalités : gestion des invitations, réservation des hébergements, organisation des déplacements et de la restauration pour les participants, réservation des salles et du matériel...