UNIVERSITÉ PARIS CITE Ancrée au cœur de la capitale, l'université Paris Cité est une université omni-disciplinaire, de recherche intensive et de rang mondial, labélisée IdEx, avec une forte dimension professionnalisante. Elle se positionne au meilleur niveau international pour le rayonnement et l'originalité de sa recherche, la diversité et l'attractivité de ses parcours de formation, sa capacité d'innovation et sa participation active à la construction de l'espace européen de la recherche et de la RÉSUMÉ DU POSTE Sous la responsabilité de l'assistant-e du Président et responsable du secrétariat, l'agent-e assure des missions d'accueil, de secrétariat et de suivi budgétaire au sein du cabinet de la Présidence. L'agent-e participe au volet protocolaire des événements portés par le cabinet de la Présidence. Sous la supervision directe de l'Assistante de la Présidente, et en lien avec la Cheffe de Cabinet, il ou elle contribue au bon fonctionnement du cabinet en assurant un soutien administratif polyvalent, garantissant la fluidité de la communication interne et externe, et participant à la coordination des activités et des dossiers prioritaires. Membre du secrétariat de la Présidence, l'agent-e est amené-e à participer à l'ensemble des actions entreprises par le service. PRÉSENTATION DE LA DIRECTION/STRUCTURE D'ACCUEIL DU POSTE Cabinet de la présidence de l'université DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS Sous la responsabilité de l'assistant-e de la Présidente et responsable du secrétariat, les missions de l'agent-e sont les suivantes : Secrétariat de la Présidence : - Suivre l'agenda et monter les réunions des vice-président-es Étudiant et Valorisation du patrimoine matériel et immatériel ; - Apporter un soutien au secrétariat de la Présidence ; - Répondre aux sollicitations adressées à l'adresse générique du Cabinet de la Présidence ; - Saisir, mettre en forme et rédiger des courriers, notes ; - Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs et interlocutrices internes et externes. Exécution du budget : - Participer à l'élaboration du budget de la Présidence ; - Procéder aux opérations d'engagement, commande, validation des services faits ; - Gérer les missions du Président et des vice-président-es ; - Classer et archiver les pièces justificatives d'opérations financières. Mission Protocole - Représentation : En lien avec le Bureau des relations internationales, la Direction des ressources humaines et la Direction de la communication : - Participer aux événements protocolaires de l'établissement (inaugurations, accueil de délégations, remises de distinctions, signatures, visites officielles, commémorations, vœux, etc.), selon les modalités arrêtées par le cabinet de la Présidence et en coordination avec les cabinets des institutions concernées par les évènements pilotés le cas échéant (Préfecture, Rectorat, collectivités, organismes.) ; - Sélectionner et coordonner les prestataires : traiteurs, audiovisuel, photographes. ; - Construire, mettre à jour et exploiter une base de données de contacts protocolaires ; Encadrement : non PROFIL RECHERCHÉ Connaissances : - Connaissance de l'organisation de l'enseignement supérieur, de la recherche (ESR) et des universités ; - Connaissance des acteurs institutionnels de l'ESR et des partenaires extérieurs des universités ; - Techniques de communication ; - Connaissance de base en gestion financière. Savoir-faire - Compétences opérationnelles : - Maîtrise des techniques administratives de secrétariat ; - Savoir mettre en œuvre des procédures et règles ; - Très bonne maîtrise de la langue française écrite et orale ; - Savoir gérer les priorités. Savoir-être - Compétences comportementales : - Capacités organisationnelles ; - Sens de la confidentialité et la discrétion ; - Rigueur ; - Solides compétences relationnelles ; - Sens du travail en équipe.