Référence UPC 15074 DFSA RÉSUMÉ DU POSTE L'agent est en charge du traitement administratif des dossiers dématérialisés des candidats s'inscrivant en DU- DIU et Formations Qualifiantes, pour toutes l'UFR de Médecine ex- Paris Descartes. Certaines formations peuvent être éligibles au DPC est demander un traitement spécifique additionnel. Il assure la gestion administrative des dossiers et le suivi des stagiaires au regard des obligations qui incombent à un organisme de formation continue. Par ailleurs, il participe activement par son savoir et son savoir- faire à la mise en place de la démarche qualité et contribue au développement de projets permettant l'accroissement de l'activité. DESCRIPTIF DES ACTIVITÉS De la candidature pédagogique à l'inscription administrative et jusqu'au suivi du stagiaire tout au long de la formation, en respectant la réglementation et les obligations de la formation continue. L'agent devra assurer les missions suivantes : - Elaborer le devis nécessaire au candidat en vue de sa prise en charge par un organisme financeur ou un employeur - Instruire les dossiers d'inscription en ligne : vérifier la conformité de chaque dossier, définir le régime d'inscription et le tarif à appliquer - Assurer la contractualisation ou le conventionnement au regard des obligations de FC - Etre responsable des données enregistrées dans la plateforme qui sont ensuite déversées dans Apogée - Réaliser les attestations de présence et certificats de réalisation des stagiaires - Etablir les dossiers de demandes de remboursement et exonérations partielles, suivre les demandes de report - Transmettre tous les éléments nécessaires à la facturation - Mettre à jour les fiches Ametys de chaque formation de son portefeuille - Mettre à jour le référentiel de formation pour chaque année universitaire - Assurer le traitement des dysfonctionnements rencontrés et les reporter dans la démarche qualité. PROFIL RECHERCHÉ Connaissances L'agent devra maîtriser les connaissances suivantes : - Connaissance du secteur public - Connaissance approfondie des techniques de gestion administrative - Connaissance de la réglementation en matière de Formation Continue - Notions de base en gestion comptable - Connaissances des logiciels du Pack Office: Word, Excel, Outlook Savoir-faire - Compétences opérationnelles - Connaître l'organisation et le fonctionnement de la structure et en suivre l'évolution. - Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil (savoir reformuler les demandes, les mails auprès des responsables pédagogiques). - Posséder de bonnes compétences rédactionnelles. - Trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées. - Restituer et transmettre l'information écrite et orale sous forme de synthèse. - Savoir organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances. Savoir-être - Compétences comportementales - Sens des relations humaines - Sens de l'organisation - Apprécier le travail en équipe. - Être rigoureux et autonome. - Gérer la confidentialité des informations et des données.