Définition du poste : - Référent courrier et copieurs (H/F) - Gestion des archives - Remplace le référent comptable (H/F) - Remplace le référent documentation (H/F) Missions générales : - Gérer le courrier (arrivée/départ/affranchissement/administration utilisateurs/tableaux de suivi, relances courriers retard et réclamations) ; - Gérer les archives (recherches, rangement, tableaux d'élimination, traitement de l'arriéré et traitement des versements annuels) ; - Gérer les commissions municipales B et remplacer l'agent en charge des commissions A en cas de nécessité de service ; - Gérer le suivi des activités pour la reprographie (interventions, commandes toners, administration utilisateurs, requêtes copieurs et suivi comptable) ; - Participer à la gestion de la partie administrative de la cellule (tableaux de suivi d'activités, courriers...) ; - Participer à la gestion comptable du service administration générale ; - Gérer la documentation lorsque le référent est absent (H/F) ; - Effectuer l'affichage administratif réglementaire des services ; - Effectuer des missions en suppléance d'autres agents en cas de besoins (assurances, assemblées, divers). Missions particulières : - Gérer la documentation en cas d'absence du référent ; - Participer à l'expertise RIL et aux activités du recensement de la population en lien avec l'INSEE : secrétariat, expertise terrain en cas d'absence du référent ; - Participer aux missions administratives des assemblées (préparation Conseil Municipal, secrétariat le soir du Conseil Municipal). Compétences : Connaissances : - Connaissances opérationnelles en secrétariat et comptabilité Savoir-faire : - Maîtrise des outils informatiques et des logiciels bureautiques (Office 365, MAARCH, SEDIT, WEB DELIB, IXBUS .) - Maîtrise de l'expression écrite et orale - Connaissance de l'environnement institutionnel des collectivités et de la fonction publique territoriale - Sens de l'organisation, rigueur et sens des priorités - Travail en équipe pluridisciplinaire Aptitudes : - Discrétion/sens de la confidentialité - Sens de l'organisation - Autonomie et sens du travail en équipe Spécificités techniques : - Travail en soirée (séances du Conseil municipal (9/an) - Risques métier : travail sur écran, éclairage, gestes répétitifs, peu de mobilité, port de charge (archives), manutention - Poste sur 5 jours