Type de contrat : CDI de droit public à temps incomplet (50%) Prise de fonction : 1er avril 2025 Affectation : La Direction de l'aide et de la diffusion au public regroupe les services de Santé publique France qui sont en prise directe avec les publics, grand public comme professionnels : personne recherchant une information ou une aide sur une question de santé, clients de notre service diffusion (professionnels, particuliers, acteurs de terrain.). Les missions de la direction sont d'une part, la gestion du service national d'aide à distance sur les drogues et les dépendances et, d'autre part, la structuration de l'offre de service aux publics en matière d'aide à distance en santé mais également d'impression et de diffusion. Missions : Placé sous l'autorité du responsable de pôle, il/elle l'assiste dans l'organisation matérielle du pôle et la gestion administrative de l'activité du pôle. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes liées à son fonctionnement. Activités générales : Gestion administrative et financière - Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par le responsable de pôle, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage numérique des documents. - Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein du pôle. Office management - Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet). - Assurer la transmission des informations auprès des agents écoutants et remonter les informations auprès du responsable de pôle et de la direction. - Organiser l'agenda, les rendez-vous. - Vérifier les courriers mis à la signature en veillant à l'application de la charte graphique de l'établissement et des règles administratives. - Organiser et assurer le suivi des commandes de matériels et de fournitures à la demande du responsable de pôle via le logiciel Qualiac. Soutien au métier - Gérer le processus de déplacements des agents du pôle. - Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations). - Rédiger les synthèses et comptes rendus de réunions. - Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe. Activités spécifiques : Gestion administrative du pôle - Apporter un soutien administratif à l'activité. - Assurer le suivi des prestations liées au fonctionnement du pôle en lien avec les services généraux et la DSI. - Assurer le suivi de l'exécution des dépenses budgétaires et la vérification des factures. - Assurer toute autre tâche administrative à la demande de la direction ou du responsable de pôle. Gestion administrative de l'activité et des agents - Organiser et suivre les plannings d'activité. - Gérer les remplacements et l'attribution des tranches d'activité aux vacataires. - Préparer les variables de paie. - Constituer les dossiers administratifs individuels. - Renseigner les fichiers de suivi de l'activité. - Assurer la coordination des informations avec la direction et la DRH (contrat, paye, formation, médecine de prévention).