L'assistante administrative a pour missions d'assister les consultants formateurs dans leur travail et assurer le secrétariat de la direction du cabinet. - Secrétariat : - Assurer l'accueil téléphonique et physique des clients, stagiaires, sous-traitants, fournisseurs. - Filtrer les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités. - Trier, dispatcher, et traiter le courrier. - Assurer les tâches de secrétariat : frappe et mise en forme de documents. - Enregistrer et répondre aux demandes des collaborateurs. - Gestion des déplacements. - Aide à la réalisation de certaines tâches dans les projets clients. - Gestion & suivi des dossiers de formation : - Traiter les demandes clients, élaboration des devis, conventions, convocations, fiches de présence, et attestations. - Participer à l'élaboration des réponses aux appels d'offre, des projets de formation spécifiques. - Gestion administrative & comptable : - Gestion des prestataires externes. - Facturation, contrôle factures des prestataires et sous-traitants. - Règlements fournisseurs. - Relances client. - Commandes, contrôle de coûts, suivi des contrats et frais généraux. - Organisation et Participation aux AG et CA, rédaction des PV - Gestion du personnel : Traiter les documents et formalités administratives des entrées et sorties (informatique, santé au travail.), la tenue des registres, le suivi des plannings congés et absences, interface avec le service comptable pour le suivi administratif des salariés. - Commercial, communication : - Veiller à la bonne circulation de l'information : gestion du courrier, des communications, des mails. - Co animation de la communication : newsletter, réseaux sociaux, mise à jour du site internet, création d'outils de communication. - Entretenir de bonnes relations avec les clients, les fournisseurs, les banques, . - Co gérer la journée de recrutement annuel « Lindkay by Exéco ».