La société SYRINXPAN recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) hygiène sécurité maintenance pour intégrer son équipe. Mission générale : Vous assurez la gestion administrative et opérationnelle des activités liées à l'hygiène, la sécurité et la maintenance des sites clients. Vous participez activement à la planification et au suivi des interventions, à la gestion des rendez-vous clients, à la coordination des équipes et au suivi des rapports de maintenance. Vous assurez également le lien entre les différents services internes, les prestataires et les clients. Responsabilités et tâches principales : Gestion Administrative : - Assurer la gestion et la mise à jour des documents administratifs liés aux activités d'hygiène, sécurité et maintenance (rapports d'intervention, contrats, devis, factures, etc.). - Organiser, classer et archiver les dossiers et documents relatifs aux clients et aux interventions. - Rédiger et envoyer des communications administratives aux clients et prestataires. - Gestion des appels téléphoniques et des emails en lien avec la planification des services. Prise de rendez-vous et gestion des plannings : - Planifier et organiser les rendez-vous avec les clients pour les interventions de maintenance et de contrôles d'hygiène et de sécurité. - Coordination des plannings entre les clients et les prestataires externes. - Assurer le suivi des rendez-vous, relancer les clients si nécessaire et s'assurer du respect des délais. - Gérer les priorités et s'adapter aux urgences de maintenance ou de sécurité. Suivi des prestations et maintenance : - Assurer le suivi des interventions de maintenance, en lien avec le responsable et les clients. - Contrôler l'exécution des contrats de maintenance et vérifier que les prestations sont réalisées conformément aux engagements. - Organiser les interventions ponctuelles ou planifiées (préventives et curatives) en fonction des besoins clients. - Suivi de l'état d'avancement des projets et tâches et veiller à la qualité du service rendu. Communication et relation clients : - Servir d'intermédiaire entre le responsable hygiène, sécurité et maintenance et les clients, en veillant à leur satisfaction. - Traiter les demandes des clients (modifications d'interventions, urgences, etc.) et assurer une communication fluide. - Réaliser des visites de courtoisie chez les clients, si nécessaire, pour recueillir des retours sur les prestations et garantir leur satisfaction. Suivi des équipements et consommables : - Assurer le suivi des stocks de matériels et consommables nécessaires aux interventions de maintenance et hygiène. - Commander et réceptionner les fournitures nécessaires à la maintenance et à la sécurité des sites clients. Compétences requises : - Compétences administratives et organisationnelles : gestion des plannings, suivi administratif, rédaction de documents, gestion de la relation client. - Maîtrise des outils bureautiques : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, et logiciels de gestion de maintenance. - -Capacité à prioriser et à gérer des urgences tout en maintenant une organisation rigoureuse. - Excellente communication à l'écrit comme à l'oral. - Sens du service client et capacité à gérer plusieurs demandes simultanément. - Autonomie, réactivité et capacité à travailler sous pression. - Connaissances en hygiène, sécurité et maintenance : notions de base appréciées mais non indispensables (formation possible). Profil recherché : Formation : Bac +2 en gestion administrative, assistanat, ou équivalent. Une formation complémentaire en hygiène, sécurité ou maintenance est un plus. Expérience : Minimum 1 an d'expérience dans un poste similaire, idéalement dans un environnement de prestation de services ou dans le secteur de la maintenance. Qualités personnelles : rigueur, sens de l'organisation, discrétion, capacité à travailler en équipe, bonne gestion du stress et des priorités