La Direction des Affaires Financières à pour mission de faire respecter la liberté d'accès à la commande publique, de l'égalité de traitement des candidats et de la transparence des procédures établies dans le cadre de la politique d'achat de l'établissement. Vous intégrerez une équipe de 3 agents et vous serez rattaché.e hiérarchiquement au Responsable du pôle Achats Vos principales activités consisteront à : 1/ Assurer les opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité du Pôle Achats et assurer la gestion des AOT : Saisie, mise en forme des documents divers (courriers rapports., les reproduire et les diffuser) : convocations CAO, rapports de présentation, PV de CAO etc.. Transmission des pièces du marché à l'agent comptable, au(x) service(s) prescripteur(s), aux gestionnaires financiers Organisation des réunions notamment commission marchés à la demande du Chef de service et du chargé des achats 2/ Assurer et garantir la mise à jour des bases de données et des logiciels dédiés : SIFAC : suivi de l'éxécution des marchés ; gestion des seuils des différents codes nacres, création des opérations et des unités fonctionnelles dérogatoires ; Diffusion des informations relatives aux marchés sur la page l'ENT du pôle Achats; Mise à jour des bases de données MAEE et LACT 3/ Contribue aux différentes analyses et synthèses effectuées par le Pôle Achats : Elaboration de tableaux de suivi via des extractions du logiciel SIFAC à la demande Elaboration des documents à diffusion interne notamment pour le Conseil d'Administration Mise à jour des données transmissibles à l'AMUE et DAE (exemple données Appach) Analyse des dépenses d'un marché en vue de pouvoir redéfinir les besoins lors de la relance de la procédure Compétences attendues : - Maîtrise des outils bureautiques Pack office et notamment de l'outil Excel - Bonne connaissance du logiciel SIFAC, de l'internet (en particulier de l'ENT) et de la plate achats de l'Etat "Place" - Maitrise des techniques d'élaboration de documents - Maitrise des techniques d'accueil téléphonique et physique et techniques de communication - Sens de l'organisation, de l'anticipation (planification) et du travail dans des délais souvent contraints - Maîtrise rédactionnelle